Koronavirus vaikuttaa yhtiöiden toimintaan – näin turvaat liiketoiminnan kriittisiä kohtia

Huolellisuusvelvoite vaatii johtajia toimimaan

Osakeyhtiölain periaatteiden mukaan yhtiön johdon – hallituksen ja toimitusjohtajan – toimintaa ohjaa huolellisuusvelvoite yhtiötä ja osakkeenomistajia kohtaan. Huolellisuusvelvoite edellyttää aktiivista toimintaa. Se vaatii, että johdon tulee turvata yhtiön etu ja varmistaa yhtiön noudattavan lain ja viranomaisten vaatimuksia myös koronavirusepidemian keskellä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että johdon on seurattava jatkuvasti tilannetta, analysoitava sen vaikutuksia ja varauduttava riskeihin.

Tunnista kriittiset sopimukset ja toimitusketjut

Viruksen taltuttamiseksi viranomaiset ovat määränneet rajoituksia ja yritykset ryhtyneet vapaaehtoisesti varotoimenpiteisiin. Nämä voivat käsittää karanteeneja, matkustuskieltoja tai esimerkiksi väliaikaisesti suljettuja tehtaita ja toimistoja.

Rajoitukset ovat aiheuttaneet resurssipulaa, häiriöitä kansainvälisiin toimitus- ja jakeluketjuihin ja muita liiketoiminnan haasteita. Monet yritykset ovat niiden vuoksi jopa viivästyneet suorituksissaan tai eivät ole lainkaan kyenneet täyttämään sopimusvelvoitteitaan.

Yritysjohdon tehtävä on arvioida, mitkä liiketoiminnan kannalta kriittiset sopimukset ja toimitusketjut voivat altistua suoritushäiriöille koronaviruksen takia. Sopimusketjuissa on syytä pyytää myös sopimuskumppaneilta samanlaista arviota, jotta koko ketjua koskevat riskit pysyvät paremmin hallittavissa.

Arvioi ylivoimaista estettä sopimuskohtaisesti

Jos yritys ei pysty täyttämään sopimuksiaan, herää kysymys, voisivatko koronaviruksen aiheuttamat häiriöt muodostaa sopimuksessa tarkoitettuja ylivoimaisia esteitä. Tällainen force majeure voi poikkeuksellisesti vapauttaa sopijapuolen sopimuksen mukaisesta suoritusvelvollisuudesta.

Ylivoimaista estettä on arvioitava aina jokaisen sopimuksen sanamuodon perusteella. Arvioinnissa voi käyttää apuna muutamia nyrkkisääntöjä:

– Force majeure -lausekkeessa ylivoimaiset esteet on voitu rajata nimenomaisesti mainittuihin esimerkkeihin, eikä tällaisia listoja yleensä voida tulkita laajentavasti.

– Force majeure -esteen täyttymisen kynnys on tyypillisesti korkea. Yritysten tulee siksi tarkkaan pohtia, olisiko sopimus koronaviruksen aiheuttamasta häiriöstä huolimatta täytettävissä oikea-aikaisesti jollain vaihtoehtoisella tavalla.

– Force majeure -tilanteet edellyttävät usein, ettei estettä voinut ennakoida. Jos yritys tekee sopimuksia epidemian jo puhjettua, koronavirukseen liittyvät häiriöt on parasta mainita force majeure ‑lausekkeessa sopimusvastuusta vapauttavana esimerkkinä, sillä muuten lausekkeeseen vetoamisen edellytykset eivät välttämättä täyty.

– Force majeure ‑lausekkeessa on saatettu sopia myös menettelytavoista, joita ylivoimaiseen esteeseen vetoaminen edellyttää. Usein osapuolen on esimerkiksi annettava toiselle osapuolelle kirjallinen ilmoitus tietyn ajan kuluessa esteen ilmaantumisesta.

Sopijapuoli voi tilanteesta ja sovellettavasta laista riippuen vapautua suoritushäiriön aiheuttaman vahingon korvaamisesta myös ilman nimenomaista sopimusehtoa, jos vahinko on esimerkiksi johtunut hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä tai sopijapuoli voi osoittaa toimineensa huolellisesti.

Jatka sopimuksen täyttämistä mahdollisuuksien mukaan

Sopimuksen täyttämistä häiritsevä seikka ei vapauta yritystä sopimuksen täyttämisestä kokonaan tai lopullisesti muutoin kuin poikkeustilanteissa. Jos yritys voi esteestä huolimatta täyttää joitain sopimuksen osavelvoitteita, sen on niin myös tehtävä.

Esteen poistuttua sopimuksen täyttämistä on jatkettava välittömästi. Esteeseen vetoavalla sopijapuolella on lisäksi aina velvollisuus pyrkiä minimoimaan häiriöstä aiheutuvia vahinkoja itselleen sekä sopimuskumppanilleen.

Tunnista häiriötilanteet ja reklamoi ajoissa

Johto turvaa yrityksen edun parhaiten, kun se tunnistaa uhkaavat häiriötilanteet ajoissa, dokumentoi häiriöt syineen ja seurauksineen ja huolehtii, että yritys esittää omat ilmoituksensa tai reklamaationsa sopimuskumppaneille määräajassa. Jos reklamaatioajasta tai muista ilmoitusvelvollisuuksista ei määrätä sopimuksessa tarkemmin, ilmoitukset on tehtävä kohtuullisessa ajassa. Myös liiketoiminnan vakuutukset on syytä tarkistaa ja varmistaa, että mahdolliset vahinkotapahtumat ilmoitetaan vakuutusehtojen edellyttämässä ajassa.

Tiedota näkymien muutoksista

Koronavirusepidemia näkyy liiketoiminnassa jo nyt, mutta sen lopulliset vaikutukset näkyvät yrityksissä eri tavoin ja erilaisilla aikajänteillä. Pörssiyhtiöiden on arvioitava näkymiään kuluvalla tilikaudella ja seurattava ennusteiden toteutumista. Jos epidemia aiheuttaa merkittäviä muutoksia liiketoimintaan ja aiemmin julkistettuihin näkymiin, niistä on tiedotettava tulosvaroituksella mahdollisimman nopeasti.

Harkitse tarvittaessa poikkeusjärjestelyjä yhtiökokouksessa

Pörssiyhtiöiden yhtiökokouskausi on juuri nyt vilkkaimmillaan, ja koronavirus voi herättää huolta kokouksia valmistelevissa yhtiöissä ja osakkeenomistajissa. Kokousjärjestelyjä voi muuttaa tietyiltä osin nopeallakin aikataululla. Esimerkiksi kokouskutsussa mainittua kokouspaikkaa voi poikkeustilanteessa vaihtaa ennen yhtiökokouksen avaamista. Osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous on mahdollista järjestää jopa muualla kuin yhtiöjärjestyksen mukaisella paikkakunnalla, mikä tosin vaatii erittäin painavan syyn.

Lisäksi laki mahdollistaa osakkeenomistajien etäosallistumisen yhtiökokouksiin. Euroclear Finland pystyy toteuttamaan yhtiökokouksen ennakkoäänestyksen sähköisesti tilanteen niin vaatiessa.

Varaa yrityskaupoissa mahdollisuus virtuaaliseen täytäntöönpanoon

Koronavirusepidemia voi vaikuttaa jo sovittuihin tai valmisteilla oleviin yritysjärjestelyihin. Yrityskauppasopimuksissa kannattaa sopia etukäteen, että kauppa voidaan panna täytäntöön virtuaalisesti. Näin täytäntöönpano ei esty, jos toinen osapuoli ei voi matkustaa allekirjoittamaan tarvittavia asiakirjoja esimerkiksi yhtiönsä sisäisen ohjeen vuoksi.

Kauppakirjoista on hyvä tarkistaa myös kaupan kohdetta koskevat myyjän vakuutukset ja arvioida, miten epidemia vaikuttaa niihin. Muutkin tavanomaiset kauppakirjan kohdat – kuten long-stop date ja määräykset liiketoiminnan harjoittamisesta signingin ja closingin välisenä aikana – tulee käydä erityisen huolellisesti läpi ja varmistaa, että ne ovat riittävän joustavia.