Yrityksen vastuu ulottuu jatkossa myös arvoketjuihin – neljä vinkkiä huolellisuusvelvoitteen toimeenpanoon

Yritysvastuudirektiivi koskee suuria yrityksiä, joilla on yli 500 työntekijää ja yli 150 miljoonan euron liikevaihto. Soveltamiskynnys on matalampi, jos yrityksen liikevaihdosta vähintään 20 miljoonaa kertyy tekstiiliteollisuudesta, kaivannaisteollisuudesta tai maa- ja metsätaloudesta: yli 250 työntekijää ja 40 miljoonaa euroa. Direktiivin piiriin kuuluvat myös unionin ulkopuoliset yritykset, jos niiden liikevaihto unionin alueelta on vähintään 300 miljoonaa euroa. Finanssisektori jää direktiivin ulkopuolelle alkuvaiheessa, mutta direktiiviin lisätään mahdollisuus laajentaa soveltamisalaa myöhemmin.

Huolellisuusvelvoitteen käytännön toteuttaminen edellyttää systemaattista ja jatkuvaa toimintaa, joka heijastuu koko arvoketjuun. Yrityksen on tunnistettava ja arvioitava mahdolliset haittavaikutukset, jotka liittyvät sen omaan toimintaan, tytäryhtiöihin ja liikekumppaneihin. Haitallisia vaikutuksia on ennaltaehkäistävä tai lievitettävä, jos estäminen ei ole mahdollista. Yrityksen on myös arvioitava ja tarvittaessa uudistettava hankintaprosessinsa, dokumentaationsa ja sopimuksensa vastaamaan yritysvastuun vaatimuksia.

1. Arvioi arvoketjut ja tunnista riskit

Osana huolellisuusvelvoitteeseen valmistautumista kannattaa tehdä systemaattinen ja kattava arviointi arvoketjuista, hankintaprosesseista sekä niihin liittyvistä sopimuksista. Arvioinnin myötä tulisi saada perusteellinen kuva siitä, millaisia vaikutuksia yrityksen ja sen liikekumppaneiden toiminnalla on ympäristöön ja ihmisoikeuksiin. Tämän jälkeen tulisi priorisoida ne toimenpiteet, joilla ehkäistään, lievennetään tai korjataan vaikutuksia.

Perusteellinen arvoketjun arviointi, riskien tunnistaminen sekä hankintaprosessien mahdollinen uudistaminen edellyttävät monialaista osaamista sekä tiivistä yhteistyötä yrityksen liikekumppaneiden kanssa. Tarvittava osaaminen sekä riittävät resurssit vastuullisuustyöhön kannattaa varmistaa heti aluksi, jotta toimeenpanon aikana vältytään ikäviltä yllätyksiltä.

2. Kiinnitä huomiota sopimusten hallintaan

Huolellisuusvelvoitteen toimeenpanoon liittyvät olennaisella tavalla myös yrityksen sopimukset esimerkiksi alihankkijoiden ja muiden liiketoiminnan kumppaneiden kanssa. Yritysten tulisi varmistaa, että huolellisuusvelvoitteen edellyttämät toimenpiteet on sisällytetty myös niiden solmimiin sopimuksiin. Yritysten tulee arvioida, voidaanko liikekumppanin kohtuudella odottaa noudattavan kyseisiä määräyksiä, sekä pyrkiä varmentamaan sopimusmääräysten noudattaminen. Sopimusmääräykset eivät kuitenkaan saa johtaa siihen, että vastuu huolellisuusvelvoitteen noudattamisesta tai noudattamatta jättämisestä siirtyy sopimuksen toiselle osapuolelle.

Huolellisuusvelvoitteen toimeenpano voi uudistaa yrityksen sopimuksia siinä määrin, että kokonaisvaltainen sopimusten hallintajärjestelmän läpikäynti ja päivittäminen on tarpeellista. Yritysten tulisi varmistaa, että niillä on tehokkaat ja ajantasaiset sopimusten hallintajärjestelmät ja prosessit, jotka tukevat sopimusten seurantaa ja valvontaa sekä mahdollista päivittämistä.

3. Ota yhteistyökumppani mukaan aina, kun se on mahdollista

Europan komission kesäkuussa hyväksymät uudet suuntaviivat antavat raamit niin kilpailijoiden väliselle kuin toimialajärjestöissä tapahtuvalle yhteistyölle vastuullisuushankkeissa ja mahdollistavat myös yhteistyön eri sidosryhmien välillä. Uudistuksen myötä sallittua on yritysvastuuta edistävä yhteistyö, jolla varmistetaan oikeudellisesti sitovien kansainvälisten sopimusten vaatimusten tai kieltojen noudattaminen.

Yhteistyön mahdollisuus kannattaakin hyödyntää aina, kun se on sallittua. Yhteistyö voi olla esimerkiksi tiedon ja hyvien käytänteiden jakamista tai kilpailuoikeudellisten joustojen hyödyntämistä osana huolellisuusvelvoitteen toimeenpanoa.

4. Varmista, että toimintaperiaatteet konkretisoituvat teoiksi

Vaikka huolellisuusvelvoite kytkeytyy monelta osin esimerkiksi sopimuksiin, riskien hallitaan sekä yrityksen sisäisiin toimintamalleihin, huolellisuusvelvoitteen toimeenpano edellyttää toimia myös käytännön tasolla. Ei siis riitä, että asioita edistetään paperilla, vaan on tehtävä konkreettisia muutoksia ja dokumentoitava ne huolellisesti ja avoimesti. Huolellisuusvelvoitteen myötä vastuullisuuden on läpäistävä yrityksen koko toiminta ja oltava erottamaton osa sen strategiaa.