Millaisia vaihtoehtoja yrityksillä on kevään yhtiökokouksen järjestämiseksi?

Ilman ennustajan lahjojakin voi esittää arvion: mitä suurempi yhtiö ja mitä aiemmin keväällä yhtiökokous on suunnitelmissa pitää, sitä todennäköisemmin yhtiön pitää järjestää jonkinlainen etäosallistumismahdollisuus.

Tällä kertaa tilanne ei kuitenkaan tule viime kevään tapaan yllätyksenä, vaan sekä yhtiöiltä että osakkeenomistajilta on lupa odottaa parempaa varautumista. Yhtiöille tämä tarkoittaa sitä, että osakkeenomistajille on järjestettävä ajanmukaiset osallistumismahdollisuudet. Osakkeenomistajien taas toivoisi tarttuvan näihin mahdollisuuksiin aktiivisesti.

Sekä viime että tuleva kevät ovat hyviä mahdollisuuksia kerryttää kokemusta erilaisista kokouksen järjestämistavoista tulevaisuutta varten. Osakeyhtiölaki uudistunee jossain vaiheessa niin, että yhtiöt saavat pysyvästi lisää vaihtoehtoja yhtiökokouksen järjestämiseen. Vielä on kuitenkin mahdotonta sanoa, milloin se tapahtuu ja mikä on uudistuksen lopullinen sisältö.

Kolme vaihtoehtoa kokouksen järjestämiseen

Pörssiyhtiöillä on yhtiökokouksen järjestämiseen kolme pääasiallista vaihtoehtoa. Keskeinen ero liittyy siihen, miten pitkälti kokous toteutetaan etäosallistumisena:

Tässä yhteydessä pitänee huomauttaa, että yhtiökokousmaailmassa etäosallistuminen ei tarkoita välttämättä sitä, että osallistujat osallistuisivat kokoukseen omilta tietokoneiltaan kuka mistäkin. Tällainen reaaliaikainen etäosallistuminen olisi mahdollista toteuttaa, mutta yhdessäkään pörssiyhtiöissä siihen ei ole käsittääksemme vielä tartuttu. Useimmissa tapauksissa etäosallistuminen on sen sijaan toteutettu ennakkoäänestämisellä.

Onnistuuko ajatustenvaihto etänä?

Pörssiyhtiön tuskin kannattaa laskea sen varaan, että kaikki osakkeenomistajat voisivat osallistua kokoukseen kokouspaikalla ensi keväänä – ainakaan jos kokous on tarkoitus pitää yhtiökokouskauden alkupuolella. Useimmat yhtiöt valitsevatkin hybridikokouksen ja etäkokouksen välillä. Etäkokoukset pörssi- ja First North -yhtiöille mahdollistava väliaikainen lainsäädäntö on näillä näkymin voimassa vain ensi vuoden kesäkuun loppuun asti.

Perinteisen yhtiökokouksen olennainen osa on osakkeenomistajien ja yhtiön johdon välinen ajatustenvaihto. Sen toteuttamista on tärkeää pohtia etäkokousta suunniteltaessa, erityisesti silloin, jos yhtiökokous järjestetään pelkkään ennakkoäänestämiseen perustuvana ”paperikokouksena”. Harkitsemisen arvoinen vaihtoehto on järjestää vuorovaikutusta varten kokonaan erillinen tilaisuus.

Vaihtoehdot on hyvä pitää avoinna

Kokouksen järjestämistavasta riippumatta selvää on se, että pandemia-aikana yhtiökokousten suunnittelu on tasapainoilua yhtäältä osakkeenomistajien oikeuksien ja toisaalta sekä osakkeenomistajien että muiden sidosryhmien terveyden ja turvallisuuden välillä.

Tänä vuonna on käynyt selväksi, että koronavirustilanne ja voimassa olevat rajoitukset ja suositukset voivat muuttua erittäin nopeasti. Yhtiöiden on hyvä seurata tilannetta ja pitää vaihtoehdot avoinna niin kauan kuin mahdollista.

Kun tulee aika yhtiökokouskutsun toimittamisen, eri osallistumistavoista ja niiden tarjoamista mahdollisuuksista on viestittävä osakkeenomistajille selkeästi.