Työkalut toimiviin hankintoihin poikkeusaikoina

Hankintasopimusten muutosmahdollisuus ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen

Koronaviruspandemia saattaa tuottaa haasteita, kun sopimusvelvoitteita ei pystytäkään enää täyttämään. Ensisijaisesti on tarkasteltava, mitä hankintasopimuksessa on sovittu sopimuksen muutosmahdollisuudesta. Sopimusmuutokset edellyttävät kummankin sopimusosapuolen suostumusta. Nyt jos koskaan osapuolten on syytä osoittaa joustavuutta ja pyrkiä löytämään yhdessä toimivia ratkaisuja.

Hankintasopimusten olennainen muuttaminen ilman uutta hankintamenettelyä on hankintalaissa kielletty. Hankintalaissa on kuitenkin säädetty poikkeus, jonka mukaan kielto ei sovellu tilanteessa, jossa:

Pandemiaa voidaan todennäköisesti pitää ennakoimattomana olosuhteiden muutoksena. Vallitsevassa tilanteessa kannattaakin hyödyntää olennaista sopimusmuutosta koskevaa hankintalain poikkeusta.

Jos pandemia jatkuu pitkään, seurauksia voidaan ennakoida paremmin. Hankintasopimuksissa, jotka tehdään nyt pandemian jo puhjettua, olisikin hyvä ottaa pandemian vaikutukset huomioon.

Yhteistyö on parempi vaihtoehto kuin ylivoimaiseen esteeseen vetoaminen

Jos osapuolet eivät pääse kompromissiratkaisuun, herää kysymys, voiko sopimusvelvoitteista vapautua vetoamalla ylivoimaiseen esteeseen (force majeure). Yleisesti ylivoimaisen esteen soveltamiskynnys on korkea. Force majeure -lausekkeen sisältö ja siten ylivoimaisen esteen määritelmä vaihtelee sopimuskohtaisesti.

On muistettava, että mikäli ylivoimaisen esteen katsotaan soveltuvan, osapuolten välinen sopimussuoritus lakkautetaan määräaikaisesti. Tämä on harvoin kummankaan intressissä, joten osapuolten kannattaa ensisijaisesti etsiä yhdessä ratkaisua tilanteeseen.

Pandemian vaikutukset hankintamenettelyyn

Pandemian aiheuttamat poikkeusolosuhteet voivat aiheuttaa tarpeen suorahankintoihin. Suorahankinnassa hankintayksikkö valitsee yhden tai useamman toimittajan, joiden kanssa se ryhtyy suoraan sopimusneuvotteluihin julkaisematta hankintailmoitusta.

Pandemiasta johtuvat poikkeusolosuhteet voivat olla peruste turvautua suorahankintaan äärimmäisen kiireen vuoksi. Suorahankintaperusteet on lueteltu hankintalaissa, ja perustetta voi käyttää, esimerkiksi seuraavien ehtojen täyttyessä:

Tarjouskilpailuissa hankintayksikkö voi puolestaan käyttää hankintalain mukaista nopeutettua menettelyä, jos määräaikojen noudattaminen on asianmukaisesti perustellun kiireen vuoksi mahdotonta.

Hankinnan voi todellisesta ja perustellusta syystä myös keskeyttää

Valitettavasti pandemia voi tarkoittaa myös sitä, että hankintatarve tai olosuhteet muutoin ovat muuttuneet niin, että tarjouskilpailun läpivienti ei ole tarkoituksenmukaista. Tällöin hankinta voidaan keskeyttää, kunhan sille on hankintalain mukainen todellinen ja perusteltu syy. Hyväksyttävä syy voisi olla esimerkiksi se, ettei hankintayksikkö pysty vallitsevissa olosuhteissa taloudellisista syistä sitoutumaan hankintaan.

Euroopan komissio on 1.4.2020 julkaissut julkisia hankintoja koskevan tiedonannon, jossa annetaan ohjeistusta hankintamenettelyn järjestämiseen koronaviruspandemiaan liittyvissä hätätilanteissa. 

Koronavirusepidemian tilanne muuttuu nopeasti, ja tämä teksti kuvaa julkaisuhetken 3.4.2020 tilannetta.