Vaatimustenhallinta ja riidanratkaisulautakunta tuovat sujuvuutta ja sopua rakennusprojekteihin

Näistä vaatimuksista aiheutuvia riskejä voidaan hallita tehokkaalla vaatimustenhallinnalla. Lisäksi vaatimusten hallintaa voidaan sujuvoittaa kansainvälisissä rakennusprojekteissa käytetyllä riidanratkaisulautakunnalla.

Vaatimustenhallinta on tehokas riskienhallintatyökalu

Sopimuksellinen vaatimustenhallinta (claims management) tarkoittaa käytännössä oikeuksien valvomista sopimuksen muutos- ja häiriötilanteissa. Ideaalitilanteessa vaatimustenhallinta ei kuitenkaan ole vain kriisitilanteen kirjelmöintiä, vaan suunnitelmallista ja ennakoivaa riskienhallintaa. Sillä varmistetaan, että osapuolten oikeudet, velvollisuudet ja riskit jakautuvat sovittuun tapaan. Sen avulla voi myös välttää sopimusriitoja ja ainakin helpottaa niiden ratkomista.

Vaatimustenhallinnan perusteet: sovi ohjeista, dokumentoi tarkasti ja tartu ongelmiin nopeasti

Vaatimustenhallinnan ensimmäinen askel on, että osapuolet kirjaavat sopimukseen yhteiset menettelyohjeet vaatimusten esittämistä ja niihin vastaamista varten. Ohjeet tarkoittavat esimerkiksi aikarajoja ja sisältövaatimuksia. Niitä voidaan vahvistaa sanktiosäännöin. Menettelyohjeet toimivat kuitenkin vain, jos projektin toteuttamisesta vastaavat henkilöt tuntevat ne ja sitoutuvat noudattamaan niitä. Muuten sopimukseen kirjatut säännöt voivat jopa rasittaa osapuolten oikeudellista asemaa, johtamalla esimerkiksi oikeudenmenetyksiin.

Vaatimustenhallinnassa on keskeistä vedota sopimukseen menettelyohjeiden mukaisesti sekä dokumentoida vaatimuksiin johtavat tilanteet. Asioihin on myös tärkeä reagoida mahdollisimman nopeasti. Jos käsittely jätetään projektin loppuun, osapuolet eivät välttämättä enää muista tapahtumia, tai osa vaatimuksista voi tulla projektin jommallekummalle osapuolelle yllätyksenä. Ilman hyvää dokumentaatiota vanhoja asioita on vaikeaa ratkaista. Rakennusalan riidat koostuvatkin usein sekalaisista vaatimuksista, jotka ovat jääneet projektin aikana selvittämättä.

Vaatimustenhallinnan tehoväline: riidanratkaisulautakunta

Isoissa kansainvälisissä rakennusprojekteissa vaatimusten käsittelyä varten perustetaan usein riidanratkaisulautakunta (dispute board, dispute review board tai dispute adjudication board). Se koostuu yhdestä tai useammasta puolueettomasta, kokeneesta asiantuntijasta, esimerkiksi insinööreistä ja rakennusoikeuteen erikoistuneista juristeista, jotka ratkovat tilaajan ja toimittajan erimielisyyksiä projektin aikana. Lautakunta voidaan perustaa koko projektin ajaksi tai tilannekohtaisesti, kun erimielisyys syntyy.

Lautakunnan toimivalta perustuu tilaajan ja toimittajan sopimukseen. Sen päätökset voidaan sopia suosituksiksi tai osapuolia väliaikaisesti tai lopullisesti sitoviksi. Käytännössä osapuolet sopivat usein siitä, että lautakunnan päätös on sitova projektin ajan, mutta sen voi riitauttaa myöhemmin. Sitovakin päätös sitoo osapuolia ainoastaan sopimuksen tavoin, minkä johdosta päätösten täytäntöönpano edellyttää tuomioistuimen ratkaisua tai välitystuomiota. Kokemus kuitenkin osoittaa, että osapuolet tyytyvät usein lautakunnan projektin aikana antamiin päätöksiin eivätkä riitauta niitä jälkeenpäin.

Riidanratkaisulautakunnan ansiosta projektinaikaiset vaatimukset voidaan selvittää nopeasti – ainakin tilapäisesti – jolloin ne eivät pysäytä projektia. Jos lautakunta on perustettu koko projektin ajaksi, se tuntee projektin jo valmiiksi erimielisyyksien syntyessä, mikä nopeuttaa ratkaisua entisestään. Monissa projekteissa lautakunta käy työmaalla säännöllisesti ja saa esimerkiksi toimittajan kuukausiraportit tietoonsa.

Tehokkaan vaatimustenhallinnan tulisi olla osa jokaista projektia

Hyvä vaatimustenhallinta kuuluu jokaisen tilaajan ja toimittajan arkeen. Se vaatii prosesseja, resursseja ja joskus ulkopuolista apua, mutta tuo ennustettavuutta ja selkeyttä projektin toteutukseen.