Näin onnistut ulkoistuksessa

Miten valmistaudut ulkoistusprojektiin?

Ulkoistusprojekteihin liittyy paljon suunnittelua, koordinointia ja valmistelua vaativia toimenpiteitä. Siksi projektin suunnittelu ja neuvotteluihin valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Organisaation sisällä on hyvä suunnitella ja pohtia tarkasti muun muassa projektin tavoitteita, priorisointeja, resursointia, aikataulua, nykyisten toimittajien irtauttamista ja ulkoistuskumppanin valintakriteerejä.

1.     Kartoita ulkoistuksiin liittyvä lainsäädäntö. Ota valmistautumisvaiheessa selvää ulkoistukseen soveltuvasta lainsäädännöstä. Jos ulkoistamisen yhteydessä siirtyy työntekijöitä, mahdollinen liikkeenluovutusriski on tunnistettava hyvissä ajoin. Se voi vaikuttaa paitsi projektiaikatauluun myös neuvottelujen sisältöön. Liikkeenluovutuksesta aiheutuvien kustannusten jako nousee usein neuvotteluissa yhdeksi tärkeäksi kysymykseksi. Ota juristit ja HR mukaan hyvissä ajoin.

Yrityksen on tärkeää olla selvillä myös mahdollisista toimialakohtaisista säännöksistä. Julkisen sektorin ulkoistukset tulee aina kilpailuttaa hankintalainsäädännön mukaisesti. Pankki- ja vakuutussektorin ulkoistuksiin puolestaan sovelletaan muun muassa Euroopan pankkiviranomaisen (EBA), Euroopan vakuutus- ja lisäeläkeviranomaisen (EIOPA) ja Finanssivalvonnan erittäin tarkkaa sääntelyä. Pankki- ja vakuutusalan toimijoiden täytyy ulottaa kyseisten säännösten velvoitteet myös toimittajiin.

Ulkoistuksissa on muistettava myös tietosuojalainsäädäntö, joka vaikuttaa lähes kaikkeen yritystoimintaan. Tietosuojakysymykset tulevat esille erityisesti silloin, kun yritys siirtyy käyttämään pilvi- tai SaaS-pohjaisia ratkaisuja. Tietosuojan osalta erityistä huomiota on kiinnitettävä palvelinten sijaintiin. Palvelinten sijainnista ja niiden mahdollisesta siirrosta olisi syytä nimenomaisesti sopia.

2.     Irtauta nykyiset toimittajat häiriöttömästi. Käy valmistautumisvaiheessa läpi mahdollisten irtautettavien toimittajien kanssa tehdyt sopimukset. Tarkasta erityisesti avustamisvelvollisuutta koskevat ehdot, joiden tarkoituksena on turvata se, ettei palvelun siirtämisestä aiheudu asiakkaalle sopimuksen päättyessä häiriöitä.

Varmista, että nykyiset toimittajat sitoutuvat yhteistyössä uuden palveluntarjoajan kanssa irtautumaan ja siirtämään palvelut siirtymäajan puitteissa suunnitellusti uudelle palveluntarjoajalle. Tästä on tärkeää huolehtia erityisesti silloin, jos avustamisvelvollisuudesta ei ole sovittu. Kannustimien tarjoamista nykyisille toimittajille on hyvä harkita, jotta palvelutasot eivät laske siirtymäaikana. Suunnittele nykyisten toimittajien häiriötön irtauttaminen etukäteen: nämä ovat tunnetusti konfliktiherkkiä tilanteita, jotka pahimmassa tapauksessa vaikuttavat merkittävästi palvelutasoon ja projektiaikatauluun.

Mitä ulkoistussopimuksessa tulisi erityisesti huomioida?

Ulkoistussopimuksessa osapuolten tulisi pyrkiä sopimaan selkeästi osapuolten välisten vastuiden ja velvollisuuksien jaosta palvelujen tuottamisessa. Kun IT-ympäristöt ovat yhä useammin useiden toimijoiden tuottamia kokonaisuuksia, kaikissa ulkoistus- ja alihankintasopimuksissa kannattaisi kiinnittää huomiota toimittajien velvollisuuteen toimia hyvässä yhteistyössä keskenään. Muutoin asiakas voi helposti joutua keskelle toimittajariitoja, jotka vievät aikaa ja resursseja.

Kiinnitä ulkoistamissopimuksissa huomiota erityisesti seuraaviin kohtiin:

Vinkkejä ulkoistuksen toteuttamiseen ja projektinhallintaan

Ulkoistusprojektien toteuttamisessa hyödynnetään usein ketteriä menetelmiä, jolloin projektinhallinta vaatii myös asiakkailta aktiivista otetta ja resursointia. Ketterissä projekteissa kannattaa kiinnittää huomiota projektin ja iteraatioiden (sprint) hyväksyntää ja takuuaikaa koskevien ehtojen laadintaan, erityisesti siihen, milloin koko projekti katsotaan hyväksytyksi ja milloin projektin ja sen iteraatioiden takuuajat alkavat.

Kiinnitä huomiota immateriaalioikeuksien omistajuuteen ja siirtymiseen.Tämä on erityisen tärkeää iteraatioiden ja hyväksymättömien iteraatioiden osalta sekä miten omistus- ja käyttöoikeudet näissä tapauksissa jakautuvat.  

Huolehdi projektin toteutuksessa myös mahdollisten muutosten sopimuksenmukaisesta ja asiallisesta dokumentoinnista. Näin projektitasolla tehdyt ja sovitut muutokset on toteutettu sopimuksen ehtojen mukaisesti eikä tosiasiallisella tekemisellä ole mahdollisesti muutettu sopimuksen sisältöä epäedullisesti. Ota juristi mukaan muutosten neuvotteluun ja dokumentointiin jo hyvissä ajoin.

Muutosten hallintaan ja niihin varautumiseen liittyy läheisesti myös sopimuksen hallintaa koskevista prosesseista sopiminen. Kokemuksemme mukaan säännölliset teknisten, operatiivisten ja strategisten johtoryhmien tapaamiset sekä ennalta sovitut eskalaatioprosessit vähentävät sopimusriitojen määrää.