21.8.2015

IT-palvelujen ulkoistaminen – 5 merkittävää kehityssuuntaa

Ulkoistamista on käytetty IT-alalla jo 90-luvulta lähtien. Ulkoistusmallit ovat toki muuttuneet ja kasvaneet tekniikan kehittymisen myötä. Myös ulkoistussopimukset kehittyvät sitä mukaa kuin vanhat sopimusmallit eivät enää toimi. Kankeat ja staattiset ulkoistussopimukset eivät ole nykyaikaa, sillä yritysten ulkoistamisissa on siirrytty nopeatahtisempaan sopimusrytmiin. Yhden tai kahden toimittajan sijaan käytetään rinnakkain useita toimittajia. Olemme havainneet seuraavanlaisia merkittäviä kehityssuuntia markkinoilla.

Enemmän palveluntarjoajia, lyhyemmät sopimukset ja palveluintegraattorit

Pienemmät sopimukset usean palveluntarjoajan kanssa ovat ulkoistamisessa yhä kasvava trendi. Yritysten multisourcing eli monitoimittajamallin käyttö yleistyy, ja ulkoistettavia toimintoja pilkotaan yhä useammin pienemmiksi paloiksi, jotta saadaan paras mahdollinen toimittaja (ns. best-in-breed sourcing). 

Useiden palveluntarjoajien käyttö tarjoaa uudenlaisia mahdollisuuksia myös pienille ja keskisuurille palveluntarjoajille, joilla on laadukkaita ja erikoistuneita, toimialakohtaisia palveluja.

Nykyisin ulkoistussopimukset ovat myös kestoltaan lyhyempiä, joten palveluntarjoajan vaihto on mahdollista ja helpompaa kuin aikaisemmin. Vaikka monitoimittajamallilla on monia hyötyjä, kuten joustavuus ja pienempi riippuvuus yhdestä toimittajasta, mallin käyttö lisää haasteita ulkoistuksien hallinnoinnissa. Siksi rinnalle hankitaan yhä useammin myös palveluintegraattori -tyyppinen palvelu, jossa ulkoistuksien koordinointi ostetaan ulkopuoliselta taholta. Palveluintegraattori hallinnoi ulkoistajan puolesta tämän toimittajia.

Tuloslähtöinen hinnoittelu valtaa alaa

Ulkoistuksissa on herännyt kasvavaa kiinnostusta siirtyä tuloslähtöiseen hinnoitteluun. Tuloslähtöisellä hinnoittelulla voidaan tarkoittaa esimerkiksi kiinteän hinnan lisäksi sovittavaa kannustinpalkkiota tai pienemmissä sopimuksissa jopa täysin tulosperusteisesti määräytyvää korvausta. Tuntiperusteisen hinnoittelun sijasta tuloslähtöisen hinnoittelun uskotaan parantavan palvelun laatua ja auttavan saavuttamaan ulkoistukselle asetetut tavoitteet.

Kaikki eivät sovi samaan pilveen

Pilvipalveluiden käyttöön siirtyminen on ollut aiemmin ennakoitua varovaisempaa, erityisesti yritysten tietoturvaan liittyvien epäilysten vuoksi. Aiemmin pilvipalvelujen uskottiin sopivan hyvin monenlaisiin käyttötarkoituksiin, mutta sittemmin on huomattu, etteivät pilvipalvelut sovikaan kaikkeen. Ainakin pilvipalvelujen tulisi mukautua paremmin tilaajan tarpeisiin. Pilvipalvelujen tarjoajat ovatkin luoneet toimialakohtaisia pilviä, joissa huomioidaan toimialan erityispiirteet ja esimerkiksi sääntelyn vaatimukset.

Automaation ja robotiikan yleistyminen

Kasvavana trendinä ulkoistuksissa on nähtävissä myös automaation ja robotiikan hyödyntäminen. Yhä useammat palveluntarjoajat tarjoavat liiketoimintaprosessien automaatiota, joka voi olennaisesti laskea palvelutuotannon kustannuksia, tai esimerkiksi ”pilvirobotteja”, kuten erilaisia älykkäitä työkaluja ja virtuaalisia palveluita, joita ohjataan pilvessä.

Robotiikan ja automaation käyttö syrjäyttää väistämättä ihmistyövoimaa, kun ulkoistetuista tehtävistä huolehditaan tekniikan avulla ihmistyövoiman sijasta. Asiakkaiden palvelumallit ovat yhä useammin niin sanottuja hybridejä. Ne sisältävät perinteisen konesali- ja mainframe-palvelun lisäksi esimerkiksi datan analysointipalveluita tai pilvipalveluita, jotka saatetaan myös hankkia useilta eri palveluntarjoajilta.

Ulkoistussopimukset elävät mukana kehityksessä

Maailma on täynnä riskejä ja ongelmia, mutta niistä huolimatta ulkoistamisella on onnistuttu sekä karsimaan IT-kustannuksia että saamaan laadukkaita palveluita. Tekniseen helppouteen ja hyvyyteen ei kuitenkaan saa liikaa tuudittautua, vaan sopimuksissa pitää huomioida muuttuvat liiketoimintamallit ja tekninen kehitys.

Uusiin ulkoistussopimuksiin eivät enää päde vanhat säännöt, eivätkä vanhat ulkoistussopimukset enää vastaa nykyajan käytäntöjä. Parhaat tehot ulkoistuksesta saa irti se, joka käyttää hyviä palveluntarjoajia, tähtää tuloksellisuuteen ja hyödyntää myös uutta tekniikkaa mahdollisuuksien mukaan. Tästä kaikesta pitäisi vielä laatia sopimukset, joilla näitä asioita voidaan vaatia myös juridisesti. Muutoin on riskinä, että ulkoistuksen modernit ainekset jäävät vain myyntipuheiden tasolle ja lopputuloksena on perinteinen kankea ulkoistusmalli.

Jaakko Lindgren

Pia Ek

Uusimmat referenssit

Toimimme menestyksekkäästi Citycon Oyj:n ulkopuolisena pääneuvonantajana järjestelyssä, jossa Citycon ulkoisti pohjoismaiseen talous- ja vuokrahallintoon liittyvät toimintonsa Staria Oyj:lle. Ulkoistamisen piiriin kuuluu näiden toimintojen työntekijöitä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Virossa. Ulkoistuksen odotetaan tapahtuvan 1.8.2024. Ulkoistusjärjestelyllä Citycon pyrkii sopeuttamaan talousorganisaationsa kokoa ja valmiuksia yhtiön tulevaan kehitykseen ja varmistamaan, että se pystyy mukautumaan joustavasti liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin. Toimeksiannon aikana avustimme Cityconia tarvittavan sopimusdokumentaation laadinnassa ja sopimusneuvottelujen suunnittelussa ja aikatauluttamisessa. Johdimme ulkoistussopimusta koskevia neuvotteluja ja neuvoimme Cityconia työntekijöiden siirtoon ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Lisäksi koordinoimme oikeudellista neuvontaa muissa järjestelyn piiriin kuuluneissa maissa. Citycon on johtava kaupunkikeskusten omistaja ja kehittäjä Pohjoismaissa ja Baltiassa. Cityconilla on 33 monikäyttöistä, välttämättömyyshyödykkeisiin keskittyvää keskusta Suomen, Ruotsin, Norjan, Tanskan ja Viron suurimmissa kaupungeissa. Citycon kehittää ainutlaatuisia kohteita, joista se luo kestäviä yhteisöjä ja eläväisiä kaupunkeja. Sen toiminta saavuttaa 140 miljoonaa henkilöä vuosittain ja tuottaa pitkäaikaista arvoa yhtiön osakkeenomistajille. Citycon tuottaa arvoa yhteisöille kehittämällä keskuksia asumiseen, shoppailuun, työskentelyyn ja vapaa-aikaan. Cityconilla on laaja kokemus kaupunkiympäristöjen kehittämisestä, ja osaamisensa pohjalta se luo monikäyttöisiä keskuksia, joissa yhdistyvät vähittäiskauppa, asuminen, toimistotilat, ravintolat ja kahvilat sekä terveydenhuollon, kulttuurin ja vapaa-ajan palvelut.
Julkaistu 13.5.2024
Avustimme Fenniaa vakuutusjärjestelmäkokonaisuuden hankinnassa Salesforcelta ja Accenturelta. Data- ja teknologiatiimimme osallistui tiiviisti asiakirjojen laatimiseen ja sopimuksista neuvottelemiseen Salesforcen ja Accenturen kanssa. Uuden, asiakashallinta- ja vakuutusjärjestelmät sisältävän kokonaisuuden myötä Fennia uudistaa samalla vakuutusliiketoimintansa. Näin koko vakuutusprosessi voidaan miettiä aidosti asiakaslähtöisesti. ”Edessä on valtava urakka, jonka aikana me tulemme uudistamaan liiketoimintamalleja, selkeyttämään tuotteita ja sujuvoittamaan prosesseja. Uusi järjestelmäkokonaisuus rakennetaan puhtaalta pöydältä ja tehty järjestelmävalinta on perinteistä vakuutusjärjestelmää joustavampi ja mukautuvampi, mikä antaa meille parhaat mahdolliset edellytykset tuottaa alan parasta asiakaskokemusta”, Fennian kehitysjohtaja Patrik Serén sanoo. Käytännössä Fennia rakentaa uuden vakuutusliiketoiminnan nykyisen rinnalle sen sijaan, että lähtisi kehittämään nykyistä. Saman mittaluokan uudistusta ei ole aikaisemmin Suomessa tehty.
Julkaistu 7.9.2021
Edustimme OP Ryhmää sen syventäessä digitaalisten ja ICT-palvelujensa ulkoistamiseen liittyvää kumppanuutta CGI:n kanssa. Uuden sopimuksen myötä CGI vastaa jatkossa OP:n vakuutustoiminnan sovelluskehityksestä ja tuottaa sille monenlaisia digitaalisia palveluja. CGI:n ja OP Ryhmän yhteistyö alkoi vuonna 2013. Nykyisin OP Ryhmää palvelee kansainvälisesti yli 600 CGI:n työntekijää. OP Ryhmän keskeisimpinä tavoitteina yhteistyössä on parantaa IT-palvelujen arvonluontikykyä ja kustannustehokkuutta ja tätä kautta OP Ryhmän asiakas- ja työntekijäkokemusta. CGI:llä on maailmanlaajuisesti 76 000 konsulttia ja muuta asiantuntijaa. Se tarjoaa kokonaisvaltaista palveluvalikoimaa asiakkaiden liiketoiminnan ja IT-ratkaisujen kehittämiseen, integrointiin ja hallintaan. OP Ryhmä on Suomen suurin finanssiryhmä, ja se on kokonaan asiakkaidensa omistama. OP Ryhmällä on yli 12 000 työntekijää, noin 3,3 miljoonaa yksityisasiakasta, 300 000 yritysasiakasta ja kaksi miljoonaa omistaja-asiakasta. OP Ryhmän muodostavat 137 itsenäistä osuuspankkia sekä ryhmän keskusyhteisö OP Osuuskunta tytär- ja lähiyhteisöineen.
Julkaistu 30.3.2021
Avustimme asiakastamme merkittävän toimintojen uudelleenorganisointi- ja ulkoistamissuunnitelman toteuttamisessa. Suunnitelma liittyi asiakkaamme ydinliiketoimintaan kuuluvan toimintamallin muutokseen. Toimeksianto koski niin muutosprosessin suunnittelua, aikatauluttamista kuin toteuttamista, ja asiakkaamme sai toimintamallin muutoksen toteutettua hallitusti tavoitellussa aikataulussa. Toimeksiannon hoitaminen edellytti tiimiltämme syvällistä työ- ja yhteistoimintalainsäädännön tuntemusta, asiakkaamme liiketoiminnan ja tavoitteiden sisäistämistä sekä käytännönläheistä otetta.
Julkaistu 20.10.2017