Peruskoulun ala-asteen opettajani opetti minulle aikoinaan, että kaikki sopimukset päättyvät joskus. Tämä hänen opetuksensa ei varsinaisesti liittynyt juridiikkaan vaan Euroopan unioniin, johon liittymistä hän ilmeisesti vastusti.
13.6.2014
”Kaikki sopimukset päättyvät joskus” – parempi ulkoistussopimus
Palvelut
Hän oli täysin vakuuttunut, että EU:n perussopimukset vielä purkautuvat. Vaikka näin ei ole vielä käynyt, opetus on hyvä muistaa laadittaessa ulkoistussopimuksia, koska liian usein se unohtuu tai se pyritään unohtamaan.
Sukupolvesta toiseen
Ulkoistussopimuksilla yhtiöt tai julkiset organisaatiot ulkoistavat ydintoimintaansa tukevia toimintoja. Suomessa tehdyt ulkoistukset voidaan helposti jakaa niin kutsuttuihin ensimmäisen ja toisen sukupolven ulkoistuksiin.
Ensimmäisen sukupolven ulkoistuksissa ulkoistetaan kumppanille tehtäviä, joita ulkoistavan organisaation omat työntekijät ovat aiemmin hoitaneet. Vastaavasti toisen sukupolven ulkoistuksista puhutaan silloin, kun vaihdetaan ulkoistustoimittajasta toiseen.
Miten ulkoistussopimuksia tulisi huoltaa ja peruskorjata näiden kahden ulkoistuksen välillä? Hyvin monet ensimmäisen sukupolven ulkoistukset on tehty Suomessa siten, että on mietitty vain, miten ulkoistus saadaan mahdollisimman nopeasti maaliin. Tällä on tietysti pyritty maksimoimaan voitot lyhyellä aikavälillä.
Sopimusten valuviat ovat tulleet esiin silloin, kun on alettu pohtia, kuinka ulkoistustoimittajaa voitaisiin vaihtaa tai kuinka ulkoistuksen kohteena olleet palvelut voitaisiin kilpailuttaa uudelleen. Monet sopimukset eivät ole tukeneet tätä. Miksi?
Varaudu vaihtoon
Hyvin tehdyn ulkoistussopimuksen tunnistaa siitä, että siihen on kirjattu huolellisesti, miten sopimuksen voi päättää tai palvelun kilpailuttaa uudelleen. Sopimuksen pitäisi vähintään antaa mahdollisuus verrata ulkoistuskumppanin palveluiden laatua ja hintaa yleiseen markkinakäytäntöön. Tämän lisäksi sopimusta laadittaessa tulisi pohtia, miten ulkoistuskumppanin vaihto voidaan toteuttaa siten, ettei se häiritse ulkoistajan ydintoimintaa.
Hankalimmissa tapauksissa ulkoistettu toiminta nojaa täysin ulkoistettuihin työntekijöihin ja heidän henkilökohtaiseen osaamiseensa, jota ei ole mitenkään taltioitu. Toisaalta esimerkiksi immateriaalioikeuksien omistamiseen liittyvät ehdot tekevät ulkoistuskumppanin vaihdosta hankalaa tai ainakin hyvin kallista.
On myös esiintynyt tapauksia, joissa vanhan ulkoistuskumppanin tarjoama siirtoapu ulkoistuskumppania vaihdettaessa on osoittanut erittäin kalliiksi työksi, koska sen hinnoitteluperusteiden sopiminen unohtui ulkoistusta tehtäessä. Kaikki nämä viat vaivaavat yhtä lailla konepajateollisuuden kunnossapidon ulkoistuksia kuin vaikkapa sähköpostipalveluiden ulkoistuksia.
Mustaa valkoiselle
Hyvän ulkoistussopimuksen tulisi tarjota ulkoistavan yrityksen johdolle mahdollisuus arvioida ulkoistamansa palvelun uudelleen kilpailuttamista pelkästään liikkeenjohdollisin perustein. Arvioinnin ei pitäisi merkitä hyppyä tuntemattomaan tai jättäytymistä vanhan ulkoistuskumppanin hyväntahtoisuuden varaan.
Usein neuvotteluissa kuulee ulkoistuskumppanin vakuuttavan: ”Kyllä me annamme tukea, jos sopimuksen päättyessä siirrätte ulkoistetun toiminnan toisen tahon vastuulle. Tästä ei ole kuitenkaan tarvetta kirjata sopimukseen ehtoja, koska meidän pitää säilyttää uskottavuutemme ulkoistusmarkkinoilla emmekä siksi voi olla hankalia.” Kultaisista lupauksista huolimatta moni suomalainen yritys tai julkisyhteisö on joutunut maksamaan yllättävän kovan hinnan ensimmäisen sukupolven ulkoistuksen päättyessä.
Kannattaa sopia, kun se on vielä helppoa
Pitääkö ulkoistuskumppaneiden pelätä sopimusehtoja, joilla sovitaan, miten toimitaan ulkoistuksen päättyessä? Mielestäni ei. On molempien sopimuskumppaneiden etujen mukaista ymmärtää jo sopimusta tehdessään, miten sopimus voidaan päättää ja ulkoistus siirtää toisen kumppanin vastuulle.
Tällaiset sopimusehdot vähentävät merkittävästi riitoja sopimusten päättyessä, koska asiat on sovittu valmiiksi jo silloin, kun kaikki oli kunnossa ja sopiminen oli helppoa. Kun taas ulkoistus päättyy, monet asiat eivät toimi tai ole toimineet ja jopa yksinkertaisten sopimusten tekeminen on vaikeaa.
Ala-asteen opettajani viisaus olisikin syytä muistaa, kun ulkoistussopimusta laaditaan. Jokainen sopimus päättyy joskus, ja sopimuksessa tulisi määritellä pelisäännöt myös näihin tilanteisiin. Euroopan unionin perussopimuksien purkautuminen ei taida silti olla aivan näköpiirissä. Tämä lienee nykyisin eläkepäiviään viettävälle opettajalleni pettymys.
Jaakko Lindgren
Uusimmat uutiset
Julkaistu 12.1.2022 – Ulkoistaminen
ESMAlta uudet ohjeet pilvipalveluiden ulkoistamisesta finanssialalle – tarkista yrityksesi ohjeet tämän vuoden aikana
Julkaistu 7.12.2021 – Ulkoistaminen
Näin onnistut ulkoistuksessa
Julkaistu 21.8.2015 – Ulkoistaminen
IT-palvelujen ulkoistaminen – 5 merkittävää kehityssuuntaa
Julkaistu 21.1.2025 – Rahoitus
LMA:n uudet vihreitä lainoja koskevat mallilausekkeet ja term sheet -malli edistävät kestävää rahoitusta
Lauri Laatunen
Samuli Salminen
Minna Korhonen & Anna-Sofia Alahuita
Uusimmat referenssit
Citycon – Talous- ja vuokrahallinnon ulkoistaminen Starialle
Toimimme menestyksekkäästi Citycon Oyj:n ulkopuolisena pääneuvonantajana järjestelyssä, jossa Citycon ulkoisti pohjoismaiseen talous- ja vuokrahallintoon liittyvät toimintonsa Staria Oyj:lle. Ulkoistamisen piiriin kuuluu näiden toimintojen työntekijöitä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Virossa. Ulkoistuksen odotetaan tapahtuvan 1.8.2024. Ulkoistusjärjestelyllä Citycon pyrkii sopeuttamaan talousorganisaationsa kokoa ja valmiuksia yhtiön tulevaan kehitykseen ja varmistamaan, että se pystyy mukautumaan joustavasti liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin. Toimeksiannon aikana avustimme Cityconia tarvittavan sopimusdokumentaation laadinnassa ja sopimusneuvottelujen suunnittelussa ja aikatauluttamisessa. Johdimme ulkoistussopimusta koskevia neuvotteluja ja neuvoimme Cityconia työntekijöiden siirtoon ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Lisäksi koordinoimme oikeudellista neuvontaa muissa järjestelyn piiriin kuuluneissa maissa. Citycon on johtava kaupunkikeskusten omistaja ja kehittäjä Pohjoismaissa ja Baltiassa. Cityconilla on 33 monikäyttöistä, välttämättömyyshyödykkeisiin keskittyvää keskusta Suomen, Ruotsin, Norjan, Tanskan ja Viron suurimmissa kaupungeissa. Citycon kehittää ainutlaatuisia kohteita, joista se luo kestäviä yhteisöjä ja eläväisiä kaupunkeja. Sen toiminta saavuttaa 140 miljoonaa henkilöä vuosittain ja tuottaa pitkäaikaista arvoa yhtiön osakkeenomistajille. Citycon tuottaa arvoa yhteisöille kehittämällä keskuksia asumiseen, shoppailuun, työskentelyyn ja vapaa-aikaan. Cityconilla on laaja kokemus kaupunkiympäristöjen kehittämisestä, ja osaamisensa pohjalta se luo monikäyttöisiä keskuksia, joissa yhdistyvät vähittäiskauppa, asuminen, toimistotilat, ravintolat ja kahvilat sekä terveydenhuollon, kulttuurin ja vapaa-ajan palvelut.
Julkaistu 13.5.2024
Fennia – Vakuutusjärjestelmäkokonaisuuden hankinta
Avustimme Fenniaa vakuutusjärjestelmäkokonaisuuden hankinnassa Salesforcelta ja Accenturelta. Data- ja teknologiatiimimme osallistui tiiviisti asiakirjojen laatimiseen ja sopimuksista neuvottelemiseen Salesforcen ja Accenturen kanssa. Uuden, asiakashallinta- ja vakuutusjärjestelmät sisältävän kokonaisuuden myötä Fennia uudistaa samalla vakuutusliiketoimintansa. Näin koko vakuutusprosessi voidaan miettiä aidosti asiakaslähtöisesti. ”Edessä on valtava urakka, jonka aikana me tulemme uudistamaan liiketoimintamalleja, selkeyttämään tuotteita ja sujuvoittamaan prosesseja. Uusi järjestelmäkokonaisuus rakennetaan puhtaalta pöydältä ja tehty järjestelmävalinta on perinteistä vakuutusjärjestelmää joustavampi ja mukautuvampi, mikä antaa meille parhaat mahdolliset edellytykset tuottaa alan parasta asiakaskokemusta”, Fennian kehitysjohtaja Patrik Serén sanoo. Käytännössä Fennia rakentaa uuden vakuutusliiketoiminnan nykyisen rinnalle sen sijaan, että lähtisi kehittämään nykyistä. Saman mittaluokan uudistusta ei ole aikaisemmin Suomessa tehty.
Julkaistu 7.9.2021
OP Ryhmä – Digitaalisten ja ICT-palvelujen ulkoistaminen
Edustimme OP Ryhmää sen syventäessä digitaalisten ja ICT-palvelujensa ulkoistamiseen liittyvää kumppanuutta CGI:n kanssa. Uuden sopimuksen myötä CGI vastaa jatkossa OP:n vakuutustoiminnan sovelluskehityksestä ja tuottaa sille monenlaisia digitaalisia palveluja. CGI:n ja OP Ryhmän yhteistyö alkoi vuonna 2013. Nykyisin OP Ryhmää palvelee kansainvälisesti yli 600 CGI:n työntekijää. OP Ryhmän keskeisimpinä tavoitteina yhteistyössä on parantaa IT-palvelujen arvonluontikykyä ja kustannustehokkuutta ja tätä kautta OP Ryhmän asiakas- ja työntekijäkokemusta. CGI:llä on maailmanlaajuisesti 76 000 konsulttia ja muuta asiantuntijaa. Se tarjoaa kokonaisvaltaista palveluvalikoimaa asiakkaiden liiketoiminnan ja IT-ratkaisujen kehittämiseen, integrointiin ja hallintaan. OP Ryhmä on Suomen suurin finanssiryhmä, ja se on kokonaan asiakkaidensa omistama. OP Ryhmällä on yli 12 000 työntekijää, noin 3,3 miljoonaa yksityisasiakasta, 300 000 yritysasiakasta ja kaksi miljoonaa omistaja-asiakasta. OP Ryhmän muodostavat 137 itsenäistä osuuspankkia sekä ryhmän keskusyhteisö OP Osuuskunta tytär- ja lähiyhteisöineen.
Julkaistu 30.3.2021
Työoikeudellinen neuvonta suurelle asiakasyritykselle – Toimintojen uudelleenjärjestelyä ja ulkoistamista koskevan suunnitelman toteuttaminen
Avustimme asiakastamme merkittävän toimintojen uudelleenorganisointi- ja ulkoistamissuunnitelman toteuttamisessa. Suunnitelma liittyi asiakkaamme ydinliiketoimintaan kuuluvan toimintamallin muutokseen. Toimeksianto koski niin muutosprosessin suunnittelua, aikatauluttamista kuin toteuttamista, ja asiakkaamme sai toimintamallin muutoksen toteutettua hallitusti tavoitellussa aikataulussa. Toimeksiannon hoitaminen edellytti tiimiltämme syvällistä työ- ja yhteistoimintalainsäädännön tuntemusta, asiakkaamme liiketoiminnan ja tavoitteiden sisäistämistä sekä käytännönläheistä otetta.
Julkaistu 20.10.2017