”Kaikki sopimukset päättyvät joskus” – parempi ulkoistussopimus

Hän oli täysin vakuuttunut, että EU:n perussopimukset vielä purkautuvat. Vaikka näin ei ole vielä käynyt, opetus on hyvä muistaa laadittaessa ulkoistussopimuksia, koska liian usein se unohtuu tai se pyritään unohtamaan.

Sukupolvesta toiseen

Ulkoistussopimuksilla yhtiöt tai julkiset organisaatiot ulkoistavat ydintoimintaansa tukevia toimintoja. Suomessa tehdyt ulkoistukset voidaan helposti jakaa niin kutsuttuihin ensimmäisen ja toisen sukupolven ulkoistuksiin.

Ensimmäisen sukupolven ulkoistuksissa ulkoistetaan kumppanille tehtäviä, joita ulkoistavan organisaation omat työntekijät ovat aiemmin hoitaneet. Vastaavasti toisen sukupolven ulkoistuksista puhutaan silloin, kun vaihdetaan ulkoistustoimittajasta toiseen.

Miten ulkoistussopimuksia tulisi huoltaa ja peruskorjata näiden kahden ulkoistuksen välillä? Hyvin monet ensimmäisen sukupolven ulkoistukset on tehty Suomessa siten, että on mietitty vain, miten ulkoistus saadaan mahdollisimman nopeasti maaliin. Tällä on tietysti pyritty maksimoimaan voitot lyhyellä aikavälillä.

Sopimusten valuviat ovat tulleet esiin silloin, kun on alettu pohtia, kuinka ulkoistustoimittajaa voitaisiin vaihtaa tai kuinka ulkoistuksen kohteena olleet palvelut voitaisiin kilpailuttaa uudelleen. Monet sopimukset eivät ole tukeneet tätä. Miksi?

Varaudu vaihtoon

Hyvin tehdyn ulkoistussopimuksen tunnistaa siitä, että siihen on kirjattu huolellisesti, miten sopimuksen voi päättää tai palvelun kilpailuttaa uudelleen. Sopimuksen pitäisi vähintään antaa mahdollisuus verrata ulkoistuskumppanin palveluiden laatua ja hintaa yleiseen markkinakäytäntöön. Tämän lisäksi sopimusta laadittaessa tulisi pohtia, miten ulkoistuskumppanin vaihto voidaan toteuttaa siten, ettei se häiritse ulkoistajan ydintoimintaa. 

Hankalimmissa tapauksissa ulkoistettu toiminta nojaa täysin ulkoistettuihin työntekijöihin ja heidän henkilökohtaiseen osaamiseensa, jota ei ole mitenkään taltioitu. Toisaalta esimerkiksi immateriaalioikeuksien omistamiseen liittyvät ehdot tekevät ulkoistuskumppanin vaihdosta hankalaa tai ainakin hyvin kallista.

On myös esiintynyt tapauksia, joissa vanhan ulkoistuskumppanin tarjoama siirtoapu ulkoistuskumppania vaihdettaessa on osoittanut erittäin kalliiksi työksi, koska sen hinnoitteluperusteiden sopiminen unohtui ulkoistusta tehtäessä. Kaikki nämä viat vaivaavat yhtä lailla konepajateollisuuden kunnossapidon ulkoistuksia kuin vaikkapa sähköpostipalveluiden ulkoistuksia.

Mustaa valkoiselle

Hyvän ulkoistussopimuksen tulisi tarjota ulkoistavan yrityksen johdolle mahdollisuus arvioida ulkoistamansa palvelun uudelleen kilpailuttamista pelkästään liikkeenjohdollisin perustein. Arvioinnin ei pitäisi merkitä hyppyä tuntemattomaan tai jättäytymistä vanhan ulkoistuskumppanin hyväntahtoisuuden varaan.

Usein neuvotteluissa kuulee ulkoistuskumppanin vakuuttavan: ”Kyllä me annamme tukea, jos sopimuksen päättyessä siirrätte ulkoistetun toiminnan toisen tahon vastuulle. Tästä ei ole kuitenkaan tarvetta kirjata sopimukseen ehtoja, koska meidän pitää säilyttää uskottavuutemme ulkoistusmarkkinoilla emmekä siksi voi olla hankalia.” Kultaisista lupauksista huolimatta moni suomalainen yritys tai julkisyhteisö on joutunut maksamaan yllättävän kovan hinnan ensimmäisen sukupolven ulkoistuksen päättyessä.

Kannattaa sopia, kun se on vielä helppoa

Pitääkö ulkoistuskumppaneiden pelätä sopimusehtoja, joilla sovitaan, miten toimitaan ulkoistuksen päättyessä? Mielestäni ei. On molempien sopimuskumppaneiden etujen mukaista ymmärtää jo sopimusta tehdessään, miten sopimus voidaan päättää ja ulkoistus siirtää toisen kumppanin vastuulle.

Tällaiset sopimusehdot vähentävät merkittävästi riitoja sopimusten päättyessä, koska asiat on sovittu valmiiksi jo silloin, kun kaikki oli kunnossa ja sopiminen oli helppoa. Kun taas ulkoistus päättyy, monet asiat eivät toimi tai ole toimineet ja jopa yksinkertaisten sopimusten tekeminen on vaikeaa.

Ala-asteen opettajani viisaus olisikin syytä muistaa, kun ulkoistussopimusta laaditaan. Jokainen sopimus päättyy joskus, ja sopimuksessa tulisi määritellä pelisäännöt myös näihin tilanteisiin. Euroopan unionin perussopimuksien purkautuminen ei taida silti olla aivan näköpiirissä. Tämä lienee nykyisin eläkepäiviään viettävälle opettajalleni pettymys.

Jaakko Lindgren