Monimuotoisuutta ja yhdenvertaisuutta ilman dataa?

Kaikilla työnantajilla kokoon katsomatta on yhdenvertaisuuslain nojalla velvollisuus edistää yhdenvertaisuuden toteutumista työpaikalla. Työnantajan pitää esimerkiksi kehittää työntekijöiden valitsemistapoja ja työntekijöitä koskevien ratkaisujen tekotapoja. Edistämistoimenpiteiden on oltava tehokkaita, tarkoituksenmukaisia ja oikeasuhtaisia.

Kehittämistyö, myös monimuotoisuuden ja yhdenvertaisuuden edistäminen, vaatii pohjakseen tietoa. Jotta voi parantaa johonkin ryhmään kuuluvien työntekijöiden oikeuksia, pitäisi tietää, kuinka moni työyhteisön jäsen katsoo kuuluvansa ryhmään ja miten he kokevat oikeuksiensa toteutuvan. Hyvä tarkoitus voi kuitenkin törmätä tietosuojalainsäädäntöön.

Suomessa työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä säätelevät erityisesti Euroopan unionin tietosuoja-asetus, kansallinen tietosuojalaki sekä työelämän tietosuojalaki, jotka edellyttävät, että henkilötietojen keräämiseen löytyy asianmukainen peruste. Työnantaja saa kerätä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja tai jos tiedonkeruusta säädetään nimenomaisesti laissa. Yleisluontoinen velvoite – kuten yhdenvertaisuuden edistäminen – ei itsessään tuo työnantajalle lisää tiedonkeruuvaltuuksia.

Yhdenvertaisuuden kannalta tärkeät tiedot kuuluvat vieläpä usein arkaluonteisiin henkilötietoihin eli ”erityisiin henkilötietoryhmiin”, joita laki suojaa tiukasti. Esimerkiksi henkilön terveydentilaa, alkuperää tai seksuaalista suuntautumista koskevien tietojen käsittely on pääsääntöisesti kiellettyä. Kielto pätee, vaikka työntekijä antaisi suostumuksensa tietojen käsittelyyn.

Tieto työyhteisön monimuotoisuudesta kuitenkin auttaisi työnantajaa suunnittelemaan tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia toimenpiteitä yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Kohdentamattomat toimet voivat jäädä tehottomiksi: tavallaan auttavat joitakuita mutta eivät täsmällisesti ketään.

Anonyymia tietoa saa kerätä, mutta anonyymisyys riippuu työyhteisöstä

Tietosuojalait eivät koske anonyymia tietoa. Se ei kuitenkaan merkitse, että työnantaja voisi nimettömästi kysellä työntekijöiltä mitä vain monimuotoisuutta ja yhdenvertaisuutta edistääkseen.  

Tiedon anonymisointi ei tarkoita nimien piilottamista vaan sitä, ettei henkilöitä ole mahdollista tunnistaa tietojen perusteella. Nimetön tieto ei ole anonyymia, jos se rajaa kohteen liian tiukasti. Esimerkiksi ”50–55-vuotias mies, joka puhuu äidinkielenään muuta kuin suomea” voi jossain työyhteisössä riittää yksilöimiseen. Jopa tukkimiehen kirjanpito paperille työntekijäryhmittäin saattaa yksilöidä liikaa.

Anonyymeja tietoja ovat tyypillisesti tilastot. Laissa ei ole määritelty tilastomuotoon kerättyjen havaintojen vähimmäismäärää, mutta jonkinlainen, sääntelyyn perustumaton, nyrkkisääntö on ollut viisi havaintoa/tietoyksikköä. Esimerkiksi henkilöstökyselyissä jätetään usein tiimikohtaiset tulokset raportoimatta, jos tiimiin kuuluu alle viisi työntekijää.

Tiedonkeruumahdollisuudet riippuvat siis osin työyhteisöstä ja siitä, mitä piirrettä tarkastellaan. Suuressa organisaatiossa voi olla mahdollista koota tilastoja erilaisista monimuotoisuuden ulottuvuuksista. Muutaman kymmenenkin hengen työyhteisössä vaikkapa miehiksi ja naisiksi identifioituvia on usein riittävästi, jotta on mahdollista kerätä anonyymia tietoa tämän sukupuolijaottelun mukaan.

Aina kannattaa rakentaa luottamusta

Vaikka tietojen kerääminen on hyvin rajoitettua, usein yhdenvertaisuuden edistämiseksi tärkein seikka on avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri, jossa työntekijät tietävät olevansa tervetulleita ja arvostettuja siitä riippumatta, kuuluvatko he ominaisuuksiltaan enemmistöön. Tällainen ilmapiiri parantaa myös työn tuloksia ja on siten työnantajan liiketoiminnankin kannalta myönteinen asia.