Laadukkaat sopimukset nopeammin – näin automatisointi tehostaa palveluamme entisestään

Tekoälyvaihtoehtoja punnitessamme totesimme, että tällä hetkellä alallamme tarjolla oleva, varteenotettava tekoäly ei vielä ole kuitenkaan kovin kehittynyttä asiakkaidemme tehokkuushyötyjen näkökulmasta: nykyisten teknologioiden käyttö vaatii edelleen juristeilta valtavaa manuaalista työpanosta. Monet alan toimijat ovatkin jääneet odottamaan, miten tämä teknologia kehittyy.

Asiakkaidemme kanssa käymiemme keskustelujen pohjalta oli kuitenkin selvää, että vaatimukset tehokkuudelle ja uusille toimintamalleille olivat olemassa jo nyt. Perehdyimme myös muihin vaihtoehtoihin ja huomasimme, että dokumenttien automatisoinnilla olisi suuri potentiaali koko toimistomme kannalta. Pääsimme ensimmäisenä pilotoimaan automatisointia Yritysjärjestelyt-palvelussamme, ja vaikka odotuksemme olivat korkealla, puhuivat tulokset jo alkuvaiheessa puolestaan. Nopean pilotoinnin jälkeen automatisointityökalua käytetään nyt jo laajasti muissakin palveluissamme.

Nopeammin kiinni lisäarvoa tuovaan työhön

Asiakkaat eivät ole enää valmiita maksamaan asianajotoimistoille rutiininomaisesta työstä vaan niistä korkealaatuisista lisäarvoa tuottavista juridisista palveluista, joita he tarvitsevat oman toimintansa tueksi.

Yritysjärjestelyt-tiimimme työstää asiakkaille paljon erilaisia juridisia dokumentteja, kuten kauppakirjoja ja muita transaktiosopimuksia, due diligence -raportteja sekä yhtiöoikeudellisia pöytäkirjoja. Kaikkien näiden asiakirjojen tuottaminen on alkanut usein työläästä luonnosteluvaiheesta, joka sisältää paljon rutiininomaista taustatyötä. Esimerkiksi kauppakirjaa laadittaessa pitää valita, laaditaanko sopimusta ostajalle vai myyjälle, mitä kauppahinnan tarkistusmekanismia sovelletaan, mitä vakuutuksia myyjä on valmis antamaan ja niin edelleen. Yksittäiset valinnat puolestaan vaikuttavat dokumentin muotoiluun ja sisältöön läpi koko dokumentin. Kieliasun ja sisällön tarkistaminen luonnosteluvaiheessa on teettänyt paljon työtä erityisesti nuorille juristeille.

Automatisointityökalun avulla saamme automatisoitua nämä valinnat. Käytännössä tämä tapahtuu niin, että juristi vastaa vain lyhyeen kysymyslomakkeeseen, jonka perusteella järjestelmä tuottaa mahdollisimman valmiin sopimuspohjan. Huolellisen koodaamisen ja juristien tekemän testailun ansiosta automatisointi sopii yksinkertaisten dokumenttien lisäksi myös varsin monimutkaisiin sopimuksiin, joissa yksi automatisoitu dokumentti saattaa sisältää jopa 30­­–40 erilaista variaatiota.

Kun näin mittava kokonaisuus tehdään manuaalisesti, työhön liittyy aina inhimillisten virheiden riski. Automatisoinnin myötä riski kuitenkin pienenee ja toimintakin tehostuu: kellottamissamme testeissä esimerkiksi osakekauppakirjan ensimmäisen luonnos syntyi uudella järjestelmällä yleensä vähintään puolet aiempaa nopeammin. Automatisointityökalun avulla pääsemme siis aiempaa nopeammin ja kustannustehokkaammin siihen vaiheeseen sopimusprosessia, josta on asiakkaallemme eniten hyötyä.

Automatisointi vaatii ajantasaiset mallidokumentit

Miksi dokumenttien automatisointityökalun käyttö sitten on ainakin Pohjoismaissa vielä harvinaista? Uskomme, että yksi suurimmista syistä dokumenttien automatisoinnin vähäisyyteen on rahallisen investoinnin lisäksi se, ettei pohjatyötä ole tehty riittävästi.

Olemme panostaneet laadukkaiden mallidokumenttien laatimiseen ja jatkuvaan kehittämiseen jo kauan ennen automatisoinnin aloittamista. Tämä työ ja ajantasaiset mallit ovat nähdäksemme olleet välttämätön edellytys automatisoinnin onnistumiselle.

Saavuttamamme tulokset ja kokemukset ovat olleet niin merkittäviä, että keskustelemme parhaillaan myös siitä, kuinka voisimme auttaa asiakkaitamme ottamaan vastaavan järjestelmän käyttöön omien sopimustensa automatisoinnissa. Kysyntää selvästi on, ja haluamme ottaa tämän askeleen yhdessä asiakkaidemme kanssa.