Hankintayksiköt tutkimaan rikostaustoja

Voittaneen tarjoajan taustat on tarkistettava

Aiemminkin hankintayksikön on pitänyt jättää tarjouskilpailujen ulkopuolelle yritykset, joiden se tietää esimerkiksi lehtitietojen perusteella syyllistyneen vakavaan rikokseen. Nyt hankintayksiköllä on velvollisuus tarkistaa ennen sopimuksen tekemistä, ettei tarjouskilpailun voittanut tarjoaja ole syyllistynyt pakollisen poissulkemisen aiheuttavaan rikokseen.

Hankintayksikön tarkistusvelvollisuus koskee isoja, EU-kynnysarvon ylittäviä tavara- ja palveluhankintoja sekä rakennusurakoita. Laki sallii lisäksi tarjoajien taustojen tarkistamisen myös kansallisen kynnysarvon ylittävissä tarjouskilpailuissa.   

Hankintayksikkö tarkistaa taustat pyytämällä voittaneelta tarjoajalta rikosrekisteriotteet sen hallinto-, johto- ja valvontaelimien jäsenistä ja edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävistä henkilöistä. Tarjoaja tilaa rikosrekisteriotteet itse Oikeusrekisterikeskuksesta. Sitä ennen sen on saatava kyseisiltä henkilöiltä suostumus tietojen tilaamiseen.

Rikosrekisteritietoja ei saa kopioida tai tallettaa

Rikosrekisteritiedot ovat kuitenkin arkaluonteisia henkilötietoja, joiden käsittelyyn tarvitaan laissa säädetty peruste. Esimerkiksi tarjoajan tilaamaan rikosrekisteriotteeseen ei tietenkään merkitä tietoja muista kuin hankintalaissa mainituista rikoksista.

Tarjouskilpailuun osallistunut yritys ei saa hankintalain mukaan kopioida rikosrekisteriotetta eikä tallettaa sitä itselleen. Se tarkoittaa, että kunkin on itse säilytettävä rikosrekisteriotteensa ja toimitettava se jokaisessa tarjouskilpailussa erikseen tarjoajayritykselle, joka vuorostaan toimittaa sen hankintayksikölle.

Kopiointi- ja talletuskielto voi aiheuttaa käytännön ongelmia yrityksissä, jotka osallistuvat tarjouskilpailuihin usein ja tarvitsevat rikosrekisteriotteet monilta henkilöiltä. Tarjoajayritysten onkin hyvä suunnitella, miten otteet toimitetaan ja toimituksia hallinnoidaan tehokkaasti.

Kun hankintayksikkö on tarkistanut henkilöiden taustat rikosrekisteriotteista, sen on hävitettävä otteet tai palautettava ne suoraan niille, joita otteet koskevat. Rikosrekisteritietoja ei hankintayksikössä saa kertoa kuin sellaisille henkilöille, jotka niitä välttämättä tarvitsevat.

Tuore rikosrekisteriote on turvallisempi

Hankintalaissa sanotaan, ettei rikosrekisteriote saa olla yhtä vuotta vanhempi. Se on ymmärrettävää, koska muuten kertaalleen pyydettyä rikosrekisteriotetta voisi käyttää useassa tarjouskilpailussa.

Toisaalta vuosi on pitkä aika, ja sen mittaan joku yrityksen vastuuhenkilöistä on saattanut töpeksiä. Niinpä näin vanhojen otteiden toimittamisessa hankintayksikölle on riskinsä. Toki työntekijällä on velvollisuus ilmoittaa työnantajalleen, mikäli hänen tietonsa muuttuvat.

Tietojen kerääminen tuo rekisterinpitäjän velvoitteet

Työnantajavelvoitteiden näkökulmasta tarjoajan on hyvä huomata, että rikosrekisteritiedot muodostavat oman rekisterinsä tai ainakin uuden kerättävän tietoryhmän. Siksi tietojen kerääminen on käsiteltävä etukäteen yt-menettelyssä. Hankintayksiköillä on puolestaan velvollisuus pitää kirjaa siitä, että ne ovat keränneet tarvittavat rikosrekisteriotteet. Niille syntyy näin ollen erillinen rekisteri ja sen myötä rekisterinpitäjän velvoitteet, kuten esimerkiksi velvollisuus laatia rekisteriseloste.

Rekisterinpidon vaatimukset kiristyvät entisestään, kun tietosuojasääntely vuoden päästä muuttuu. Moni yritys ja julkisyhteisö perkaa parhaillaan nykyisiä tietosuojakäytäntöjään. Myös tarjoajien ja hankintayksiköiden olisi nyt hyvä pohtia huolellisesti tarjouskilpailuihin liittyviä tietosuojakysymyksiä.