Miksi ulkoistusten elinkaarisuunnittelu on tärkeää?

Vaikka Suomen yritysjärjestelymarkkina ei ole hetkeen käynyt täysillä kierroksilla, ovat yritykset ulkoistaneet erilaisia palveluita ja kilpailuttaneet palvelutarjoajia viime vuoden aikana aktiivisesti.

Ulkoistuksissa on tärkeää ottaa huomioon sopimuksen koko elinkaari. Tämä johtuu siitä, että ulkoistuksiin kuuluu olennaisena osana palveluntarjoajien kilpailuttaminen ja tarpeen mukaan vaihtaminen noin 3-5 vuoden välein.

Kun palvelua ulkoistetaan ensimmäistä kertaa, projekti sujuu usein hallitusti. Tilaaja voi neuvotella sopimuksesta ja kaikista käytännön asioista suoraan yhden palveluntarjoajan kanssa, ja hänellä on tässä vaiheessa yleensä hyvä näkyvyys ostopalveluiden sisältöön, tuotantotapaan, organisaatioon, avainhenkilöihin ja kustannuksiin.

Tilanne muuttuu monimutkaisemmaksi, kun palvelu kilpailutetaan uudelleen ja palvelutuotannon vastuu siirtyy toiselle toimittajalle, joka on usein nykyisen toimittajan kilpailija. Tässä vaiheessa tilaajalla ei enää välttämättä ole tarkkaa tietoa siitä, miten ja missä palvelua tuotetaan, kuka sitä tuottaa tai mikä palvelun todellinen kustannustaso on.

Varaudu kilpailutukseen jo ensimmäistä ulkoistuskokonaisuutta neuvoteltaessa

Ongelmiin törmätään usein vasta palveluita uudelleen kilpailutettaessa ja palveluntarjoajaa vaihdettaessa. Yksi keskeinen syy on se, että tilaaja ei ensimmäistä ulkoistuskokonaisuutta neuvotellessaan ota riittävästi huomioon ulkoistuksen elinkaarta, johon vaihto tai kilpailutus olennaisena kuuluvat.

Esimerkiksi kustannusten hallinta, tyytymättömyys palveluihin tai uudenlaiset palveluntarjoajat tai palvelukokonaisuudet voivat olla syitä harkita muutoksia. Vaikka palveluntarjoajan vaihtaminen ei olisi juuri nyt ajankohtaista, asiakkaan mahdollisuus vaihtaa toimittajaa on silti tärkeä turva. Jos toimittajalla on käytännössä monopoliasema markkinassa, sillä voi olla perustavanlaatuinen vaikutus yhteistyöhön ja kustannustasoon pitkällä aikavälillä.

Taustasyynä alkuperäisen palvelusopimuksen puutteille voi olla se, ettei tilaajalla ole riittävästi osaamista neuvotella ulkoistussopimuskokonaisuutta. Varsin usein ongelmatilanteet johtuvat siitä, että ulkoistettuja palveluita ostetaan toimittajien mallisopimusten puitteissa, jotka eivät luonnollisesti sisällä ehtoja, jotka suojaisivat tilaajaa tämän aloitteesta tapahtuvissa toimittajan kilpailutus- ja vaihdostilanteissa.

Joka tapauksessa jokaisen tilaajan pitäisi arvioida oma tilanne ennen palvelusopimuksen irtisanomista tai kilpailutuksen käynnistämistä, jotta tilaajan toimintavaihtoehdot ja niiden riskit ovat tiedossa ennen kuin asiasta kerrotaan nykyiselle palveluntarjoajalle.

Ulkoistuksen riskit pienenevät merkittävästi, kun elinkaarisuunnittelu, tiedonsaanti ja muutoshallinta huomioidaan jo ensimmäisestä sopimuksesta lähtien.

Laajat tiedonsaantioikeudet helpottavat uudelleenulkoistuksia ja kilpailutuksia

Tilaajan tulisi varmistaa laajat tiedonsaantioikeudet alkuperäisessä ulkoistussopimuksessa ja harkita myös palveluhenkilöstön muuttumattomuuteen liittyvien ehtojen sisällyttämistä sopimukseen. Sopimusehtojen tulisi edellyttää ainakin, että avainhenkilömuutokset tulee hyväksyttää tilaajalla palvelun jatkuvuuden turvaamiseksi.

Jos alkuperäinen sopimus ei ota huomioon tulevia toimittajien vaihdostilanteita, keskeiset ongelmat liittyvät usein erityisesti siihen, ettei tilaajalla ole sopimusehtojen perusteella oikeutta saada tietoa palveluorganisaatiosta, palveluita tuottavista työntekijöistä, heidän osaamisestaan tai määrästään taikka todellisista tuotantokustannuksista.

Toimittajan viesti on usein tyly: ”Työntekijät, jotka työskentelevät palvelun piirissä, siirtyvät uudelle palveluntarjoajalle. Tässä vaiheessa emme kuitenkaan voi toimittaa tarkempia tietoja henkilöstöstä, tietosuoja- ja kilpailusääntelystä johtuen. Sopimus ei velvoita tietojen antamiseen. Esitetty aikataulu ei ole toteutettavissa, ja vaihdoksesta aiheutuvat lisäkulut tullaan veloittamaan.”

Tällaiset tilanteet ovat usein haastavia niin oikeudellisesti kuin sopimusehtojen osalta varsinkin, jos kyseessä on tilaajalle kriittinen palvelu, joka ei voi keskeytyä. Puhutaan niin sanotusta vendor lockista eli pahimmillaan tilanteesta, jossa nykyinen palveluntarjoaja pystyy ja on valmis käyttämään tilannetta hyväkseen niin, että tilaajan on käytännössä pakko jatkaa palvelun ostamista nykyiseltä toimittajalta, vaikka markkinalla olisi tarjolla parempaa tai kustannustehokkaampaa palvelua ja toimittajia.

Palvelusopimuksessa tulisikin sopia riittävän laajoista tiedonsaantioikeuksista ja palveluiden jatkuvuuden ja hallitun siirron turvaavista ehdoista erityisesti ulkoistussopimuksen irtisanomis- ja kilpailutustilanteita silmällä pitäen.

Liikkeenluovutussääntely määrittää henkilöstön oikeudet

Jos tilaajalla ei ole tiedonsaantioikeuksia, sen ja muiden toimittajakandidaattien voi olla erittäin haastavaa arvioida, voiko suunniteltu toimittajan muutos täyttää työsopimuslain tarkoittaman liikkeen luovutuksen tunnusmerkit nykyisen ja uuden palveluntarjoajan välillä vai ei.

Asian arvioiminen on kriittistä, koska liikkeen luovutus -tilanteessa palvelua pääosan työajastaan tuottavan henkilöstön tulisi siirtyä suoraan pakottavan työlainsäädännön nojalla toimittajalta toiselle ja jatkaa palveluiden tuottamista ns. vanhoina työntekijöinä.

Jos liikkeen luovutuksen tunnusmerkit eivät täyty, uuden palveluntarjoajan tulisi voida tuottaa palvelut olemassa olevalla henkilöstöllä tai rekrytoida tarvittava osaaminen ja resurssit ennen vastuiden siirtämistä. Työntekijöiden oikeuksien lisäksi tämän arvion lopputulos vaikuttaa merkittävästi aikatauluun, tuleviin henkilöstökustannuksiin ja hallitun muutoksen toteuttamiseen. Nämä työsopimuslaista seuraavat pakottavat säännökset tulevat helposti yllätyksenä erityisesti tilanteessa, jossa taustalla ei ole liiketoimintasiirtoa asiakkaalta palvelutarjoajalle.

On myös varsin yleistä, että kilpailevilla toimittajilla on päinvastainen näkemys erityisesti toiminnan luonteeseen ja organisointitapaan vahvasti linkittyvän liikkeen luovutus -arvion lopputuloksesta. Tällöin tilaajan on suositeltavaa arvioida tilanne itsenäisesti palveluiden jatkuvuuden turvaamiseksi, vaikka työoikeudelliseen liikkeen luovutukseen liittyvät työnantajariskit ovatkin lähtökohtaisesti nykyisen ja uuden toimittajan välisiä. Näin on erityisesti tilanteissa, joissa henkilöstön ja heidän osaamisensa siirtyminen on kriittistä palveluiden jatkuvuuden turvaamiseksi.

Mitä tehdä, jos elinkaarisuunnittelu on unohtunut?

Ulkoistuksen onnistuminen ei yksin ratkaise kaikkea. Tärkeää on se, mitä tapahtuu sen jälkeen. Elinkaarisuunnittelu tulisi huomioida jo ensimmäisessä sopimuskokonaisuudessa, jotta tilaajalla on aito mahdollisuus kehittää palvelua, kilpailuttaa toimittajia ja hallita muutoksia myös tulevaisuudessa.

Jos sopimus ei tätä mahdollista, tilanne ei ole toivoton. Keskeistä on arvioida oma asema, vaihtoehdot ja riskit huolellisesti ennen kuin kilpailutuksesta tai irtisanomisesta ilmoitetaan nykyiselle palveluntarjoajalle. Tarvittaessa kannattaa hyödyntää kokeneita asiantuntijoita, jotka auttavat toteuttamaan kilpailutuksen hallitusti ja varmistamaan, että uuden toimittajan kanssa solmittava sopimus korjaa aiemmat puutteet.

Ulkoistuksen elinkaaren hallinta ei ole vain juridinen yksityiskohta. Se on keino varmistaa, että tilaajalla säilyy päätäntävalta ja liikkumavara myös silloin, kun suunta tai olosuhteet muuttuvat.