Uusi ilmoittajansuojelulaki hyväksytty – miten varautua ilmoitusten tutkimiseen?

Laki perustuu EU:n niin sanottuun whistleblower-direktiiviin. Se velvoittaa suuret ja keskisuuret yritykset sekä julkisen sektorin toimijat perustamaan organisaation sisäisen ilmoituskanavan, jonka kautta muun muassa henkilöstö voi ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä.

Lain taustoja, soveltamisalaa sekä ilmoituskanavan perustamista on käsitelty aiemmassa blogissamme.  Tässä blogissa keskitymme itse ilmoitusten käsittelyyn yrityksessä.

Vastaanottoilmoituksen määräajat ja salassapito

Organisaation tulee tehdä ilmoittajalle vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Tämän lisäksi ilmoittajalle on kerrottava kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan. Tätä ilmoitusta tehtäessä on tapauskohtaisesti harkittava, miten ja milloin toimenpiteistä ilmoitetaan ilmoituksen tekijälle. Salassapitovelvollisuuksien lisäksi on huomioitava muun muassa mahdolliset selvitys- ja tutkintatoimille aiheutuvat haitat unohtamatta myöskään esimerkiksi ilmoituksen kohteen oikeuksia.    

Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilöllisyys tai tieto, josta henkilöllisyys voidaan päätellä, on lähtökohtaisesti pidettävä salassa. Tästä voidaan kuitenkin poiketa lain mainitsemissa tilanteissa ja lain mainitsemalla tavalla. Organisaation tulee tuntea lain asettamat salassapitovelvollisuudet ja tietosuojavelvoitteet sekä niiden poikkeukset varmistaakseen, että ilmoitukset käsitellään ja selvitetään salassapito- ja tietosuojamääräysten mukaisesti.

Ilmoituksen selvittäminen vaatii resursseja ja asiantuntemusta

Yksinkertaisenkin ilmoituksen selvittäminen voi viedä selvityksestä vastuussa olevalta henkilöltä paljon aikaa: mitä monimutkaisempi ja laajempi ilmoitus on, sitä enemmän aikaa perusteellisen selvityksen tekemiseen kuluu.

Organisaation tulisikin varata selvitystyöhön riittävästi resursseja ja arvioida etukäteen, milloin ja minkälaisissa tapauksissa on syytä käyttää ulkopuolisia voimavaroja, jotta pullonkauloja ei pääse syntymään. Riittämättömät selvitysresurssit voivat johtaa selvitystyön viivästymiseen. Pahimmassa tapauksessa ilmoittaja voi tällöin turhautua ja tehdä ilmoituksen viranomaiskanavaan tai jopa julkistaa tiedot, jolloin organisaatio menettää mahdollisuutensa selvittää asiaa ensin sisäisesti.

Osana resursointiharkintaa tulisi huolehtia myös riittävästä asiantuntemuksesta. Selvitystyön tekijöiden tulee hallita sääntely-ympäristö, jota ilmoitus koskee. Sovellettavan lainsäädännön lisäksi yhtiön omat sisäiset ohjeistukset ovat keskeisessä asemassa. Vaikka asiantuntemukselle asetettavat vaatimukset vaihtelevat ja ovat riippuvaisia yksittäisen ilmoituksen sisällöstä, organisaatioiden on syytä pohtia etukäteen, minkälaista asiantuntemusta löytyy sisäisesti ja mistä mahdollisesti puuttuvaa asiantuntemusta voidaan yksittäistapauksessa hankkia. Tärkeintä tässäkin on miettiä asioita etukäteen ennen ilmoituskanavan käyttöönottoa.

Tutkintaprosessi kannattaa suunnitella etukäteen

Tehokas ja luotettava sisäinen selvitysprosessi edellyttää selkeitä pelisääntöjä. Yhtiöiden tulisi analysoida tutkintaprosessi sen päävaiheiden kautta, ja tutkinnalle tulisi laatia etukäteen selkeä toimintakuvaus esiselvitysvaiheesta raportointiin ja päätöksentekoon.

Toimintakuvauksen tulisi olla riittävän joustava, jotta se mukautuu erilaisten asioiden tutkintaan mutta on samalla tarpeeksi yksityiskohtainen ja käytännönläheinen, jotta siitä on hyötyä selvityksen tekijöille. Tutkintaprosessia suunniteltaessa ei saa myöskään unohtaa selvityksen eri vaiheiden ja tutkintatoimenpiteiden dokumentointia, jotta mahdollisessa jälkitarkastelussa on selvää, mitä on tehty ja mihin tutkinnan tulokset perustuvat.

Käytännönläheisyyttä lisää esimerkiksi työvaihekohtaisten tarkastuslistojen laatiminen osana suunnittelutyötä.  Selvityksen alussa ei välttämättä vielä pystytä arvioimaan, onko kyse laajasta vai suppeasta selvityksestä, jolloin alkuvaiheen käytännön toimenpiteet ovat usein varsin samanlaiset. Toisaalta tässä vaiheessa tehdyt virheet voivat vaikuttaa koko tutkinnan integriteettiin ja sen johtopäätösten uskottavuuteen, eikä niitä välttämättä pystytä enää korjaamaan tutkinnan myöhemmissä vaiheissa, jos kyse on esimerkiksi virheistä tutkinnan kohteena olevan aineiston turvaamisessa tai sen koskemattomuuden varmistamisessa. Tarkastuslistat vähentävät merkittävästi riskiä siitä, että keskeisiä toimenpiteitä ei suoriteta tai ne suoritetaan liian myöhään.