Hankinnat digiaikaan – tarjoa dynaamisesti ja joustavasti

Järjestelmä on ollut käytettävissä jo vanhan hankintalain aikana, mutta se ei nimestään huolimatta ollut kovinkaan dynaaminen. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä tarjouspyynnöt ja tarjoukset tehdään täysin sähköisesti, joten sen käyttö edellyttää kilpailutusjärjestelmää. Hankintalakiuudistus poisti järjestelmän rasitteita ja yksinkertaisti ja joustavoitti sen käyttöä. Nyt kilpailutusjärjestelmät ovat yleistyneet, joten odotettavissa onkin, että dynaamisen hankintajärjestelmän käyttö yleistyy.  

Hankintoja oikomishoidoista ohjelmistorobotiikkaan

Hankintayksiköt voivat lain mukaan tehdä dynaamisella hankintajärjestelmällä tavanomaisia tavara- ja palveluhankintoja. Ilmausta ei kuitenkaan kannata tulkita liian kapeakatseisesti, sillä järjestelmä sopii muuhunkin kuin bulkkituotteiden hankintaan. Muualla Euroopassa hankintayksiköillä ja tarjoajilla on jo laajemmin kokemusta dynaamisen järjestelmän käytöstä, ja hankintojen kirjo onkin laaja. Järjestelmää on käytetty muun muassa tapahtumapalveluiden, toimintaterapiavälineiden, hampaiden oikomishoidon, taksipalveluiden, jätteiden kuljetuspalveluiden ja hälytysjärjestelmien hankintaan. Suomalaiset hankintayksiköt ovat viime aikoina perustaneet dynaamisia hankintajärjestelmiä muun muassa valmennuspalveluihin, ohjelmistorobotiikkaan sekä teiden päällystysurakoihin.

Järjestelmän perustamisesta ilmoitetaan HILMAssa, yksittäisistä kilpailuista ei

Kun hankintayksikkö perustaa dynaamisen hankintajärjestelmän, sen pitää julkaista ilmoitus perustamisesta HILMAssa. Perustamisvaiheessa hankintayksikkö saa jakaa järjestelmän tarkemmin tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden luokkiin, joten yhdessä järjestelmässä saattaa olla useita erilaisia hankinnan kohteita. Hankintayksikkö voi jakaa esimerkiksi kuljetuspalvelut luokkiin sen mukaisesti, kenelle kuljetuspalvelut on suunnattu.

Varsinaiset tarjouskilpailut sen sijaan käydään itse järjestelmässä. Hankintayksikkö laatii tarjouspyynnön ja pyytää tarjoukset järjestelmään hyväksytyiltä yrityksiltä. Toisin sanoen vasta, kun yritys on järjestelmän listoilla, se voi osallistua tarjouskilpailuihin.

Dynaaminen hankintajärjestelmä ei toisaalta velvoita yrityksiä tarjoamaan. Hankintayksikön pyytäessä tarjouksia toimittaja voi miettiä kunkin tarjouskilpailun osalta, onko sillä edellytyksiä vastata tarjouspyyntöön.

Yritykset pääsevät mukaan joustavasti

Päästäkseen dynaamiseen hankintajärjestelmään tarjoajien on täytettävä hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Tältä osin järjestelmä ei poikkea muista hankintamenettelyistä. Hankintayksikön on kuitenkin hyväksyttävä mukaan kaikki soveltuvat yritykset, eli se ei saa rajoittaa tarjoajien määrää. Lisäksi laki edellyttää, että hankintayksikkö tekee päätöksen mukaan ottamisesta tai hylkäämisestä tiukkojen määräaikojen puitteissa. Mukaan hyväksytty yritys pitää liittää järjestelmään viivytyksettä.

Houkuttelevaksi dynaamisen hankintajärjestelmän tekee myös se, että yritykset voivat pyrkiä mukaan järjestelmään koko sen keston ajan. Laki ei rajaa järjestelmän kestoa, ja HILMA-ilmoitus pysyy saatavilla koko järjestelmän voimassaolon ajan. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka yritys ei vielä hankintailmoituksen julkaisuhetkellä täyttäisi soveltuvuusvaatimuksia, se voi korjata puutteet ja pyrkiä mukaan myöhemmin uudelleen. Pienet puutteet soveltuvuudessa eivät johda samoihin seurauksiin kuin vaikkapa puitejärjestelyissä, joissa ostot pitää tehdä alun perin puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta.

Löydä dynaamisuuden hyödyt

Ulkomailla dynaamisesta hankintajärjestelmästä on jo hyviä kokemuksia, ja se on hyvä ja ketterä hankintatapa monenlaisiin hankintoihin. Järjestelmän hyödyt rantautuvat Suomeenkin, kunhan menettely yleistyy osaksi kilpailutusjärjestelmiä ja hankintayksiköille ja yrityksille syntyy rutiini järjestelmän käyttämiseen. Toivommekin, että hankintayksiköt tarttuvat rohkeasti mahdollisuuteen ja saavat uutta potkua julkisiin hankintoihin.