Ammattilaisen vinkit juristin tiedonhakuun

Hyvä tiedonhakija on tarkka ja nopea

Tietopalveluita perustettiin Suomen isoihin asianajotoimistoihin 1990-luvun lopulla, 2000-luvulla näitä yksiköitä ryhdyttiin kutsumaan KM- eli knowledge management -tiimeiksi. Minä aloitin työni näissä tehtävissä vuonna 2007. Suomessa me KM-asiantuntijat olemme hyvin pieni ammattiryhmä, tunnemme toisemme ja vaihdamme säännöllisesti ajatuksia esimerkiksi markkinoilla olevista uusista tietokannoista ja alan kehitystrendeistä.

Työssäni olen huomannut, että hyödyllisiä taitoja tiedonhaussa ovat tarkkuus, nopeus sekä ongelmanratkaisukyky. Jokaisen tiedonhaun yhteydessä on erikseen harkittava käytettävissä oleva aika versus mahdollisimman hyvä ja kattava lopputulos.

Luotettavat ja ajantasaiset lähteet tärkeitä

Omassa työssäni tiedonhakupyyntöjen kirjo on laaja aina liito-oravien suojelualueista yhtiö-oikeudellisiin selvityksiin. Lisämausteensa työhön tuo se, että selvitykset saattavat liittyä toisinaan kotimaiseen oikeuteen, toisinaan taas EU-oikeuteen tai kansainväliseen oikeuteen. Usein asiakkaalle on nopeampaa ja halvempaa se, että juridisen perustiedonhaun hoitaa siihen rutinoitunut tiedonhaun ammattilainen.

Tiedonhaun onnistuminen edellyttää, että haettava tieto on ajantasaista, luotettavaa ja helposti haettavissa. Etenkin hovioikeuden ratkaisujen osalta tiedon heikko saatavuus on selkeä haaste. Toimistomme KM-tiimin käytössä on oma laaja juridinen kirjasto, sähköistä kirjallisuutta sekä useita oikeudellisia ja yritystietokantoja, kuten Suomenlaki.com, Edilex, Lexisnexis ja ruotsalainen Karnov.

Karnov on jonkin verran edellä Suomen vastaavia oikeudellisia tietokantoja, sillä tietokannan kommentaareista, oikeuskäytännöstä, EU-asiakirjoista ja lakien esitöistä saa muutamalla klikkauksella laadittua suoraan muistion sisällysluetteloineen. Näin tietoa ei tarvitse itse erikseen koostaa käsin. Myös kaikki tuoreimmat Ruotsin käräjäoikeuden ja hovioikeuden päätökset löytyvät Karnovista.

Tiimini tehtävät ovat varsin monipuolisia. Saatamme esimerkiksi laatia laki- ja oikeustapausseurantaa toimistomme työoikeusryhmälle tai oikolukea asiantuntijamuistion niin, että varmistamme, että kaikki viittaukset EU:n direktiiviehdotuksiin ovat ajan tasalla. Varsinaisten tiedonhakujen aiheet ovat nekin hyvin vaihtelevia. Vuosien varrella olemme hakeneet tietoa esimerkiksi seuraavista aiheista:

Vinkkejä EU-tiedonhakuun

EU-tiedonhaku voi olla tiedon määrän ja laajuuden vuoksi haastavaa. Hakusanojen valinta on onnistuneen lopputuloksen kannalta aivan oleellista. Esimerkiksi EUR-Lex-tietokannassa hakusanan kirjoitusasua hieman muuttamalla hakutulos kasvoi 200:sta 2000:een.

EUR-Lexissä monta ongelmaa ratkeaa jo sillä, että menee suoraan tarkennettuun hakutoimintoon ja valitsee kokoelman, josta tietoa haetaan. Jos esimerkiksi haluat hakea EU:n tietosuoja-asetuksen, valitse suoraan ”tarkennettu haku” ja aseta kokoelmaksi ”lainsäädäntö”.

Haku kannattaa lisäksi kohdentaa pelkkään otsikkoon. Tällöin hakutuloksena ei tule mitään ylimääräistä vaan ainoastaan yksi hakuosuma. Vertauksena: jos kirjoitat hakusanan ”tietosuoja-asetus” suoraan hakulaatikkoon, tuloksia on 105. 

Kun tarkastelet EU-lainsäädäntöä, hae tuorein konsolidoitu versio eli ajantasainen säädös. Konsolidointi tarkoittaa sitä, että säädökseen sen antamisen jälkeen tehdyt muutokset ja oikaisut yhdistetään yhdeksi tekstiksi. Koonnos on saatavilla EUR-Lexissä noin 2–3 viikon kuluessa siitä, kun muutossäädös on tullut voimaan.

Oman haasteensa EU-tiedonhakuun tuo se, että EU-normeista ei ole olemassa samanlaista esityömateriaalia kuin kotimaisista säädöksistä annetut hallituksen esitykset. Toisaalta tulkinta-apua voi usein saada EU-normien muista kieliversioista. Säädöksen sisällön tulkitseminen on viime kädessä unionin tuomioistuimen tehtävä.

EU:n säädösvalmistelua voi kuitenkin seurata EUR-Lexin valmisteluasiakirjoista. Etenkin komission COM-asiakirjat ovat tässä hyödyllisiä. Myös Euroopan parlamentin OEIL-tietokannasta voi hakea tietoa EU-lainsäädäntötyön vaiheista.

EUR-Lex-palvelu sisältää myös runsaasti hyödyllisiä tiivistelmiä EU:n lainsäädännöstä. Ne antavat nopeasti yleiskäsityksen aihealueesta ja sisältävät myös asiaan liittyvää oikeuskäytäntöä. Ajankohtainen esimerkki EU-lainsäädännön tiivistelmästä on Oikeus tulla unohdetuksi internetissä.

Tekoäly, tiedonhaku ja tulevaisuus

Tekoälyn ennustetaan olevan arkipäivää asianajotoimistoissa vuoteen 2020 mennessä. Uskon, että näin myös käy. Jatkossa tekoäly voi hoitaa tiedon prosessointia, tiedonhakuja, tuomioiden ennustamista, sopimusten analysointia ja dokumenttien hallintaa.

Useat kansainväliset asianajotoimistot, kuten Linklaters, Berwin Leighton Paisner ja Clifford Chance, käyttävät jo nyt tekoälyä massatiedonhakuun. Kuuluisa esimerkki on IBM:n kehittämään tekoälyyn pohjautuva ”asianajaja” Ross, joka avustaa juridisessa tiedonhaussa ainakin amerikkalaisessa Baker & Hostetler -asianajotoimistossa.

Ross kykenee käymään nopeasti läpi tuhansia oikeustapauksia ja lakeja ja tuottamaan niistä vastauksen luonnollisella kielellä. Ross myös tarkkailee väsymättä merkityksellisiä uusia oikeustapauksia ja lakeja kellon ympäri tekemättä yhtään inhimillistä virhettä. Myös kansainvälinen asianajotoimisto Clifford Chance käyttää tekoälyä sopimusten läpikäyntiin sekä kyberturvallisuuden varmistamiseen.

Tälläkin saralla on siis edessä mielenkiintoinen tulevaisuus!