9.8.2016

Ammattilaisen vinkit juristin tiedonhakuun

Tiedonhaku on olennainen osa jokaisen juristin työtä. Se voi haukata jopa 30 prosenttia juristin ajasta, kuten kollegani Carola Lindholm kertoi kesäkuisessa blogikirjoituksessaan. Mitä kykyjä taitava tiedonhakija sitten tarvitsee, miten luotettavaa tietoa löytää nopeasti ja miltä näyttää tiedonhaun tulevaisuus?

Hyvä tiedonhakija on tarkka ja nopea

Tietopalveluita perustettiin Suomen isoihin asianajotoimistoihin 1990-luvun lopulla, 2000-luvulla näitä yksiköitä ryhdyttiin kutsumaan KM- eli knowledge management -tiimeiksi. Minä aloitin työni näissä tehtävissä vuonna 2007. Suomessa me KM-asiantuntijat olemme hyvin pieni ammattiryhmä, tunnemme toisemme ja vaihdamme säännöllisesti ajatuksia esimerkiksi markkinoilla olevista uusista tietokannoista ja alan kehitystrendeistä.

Työssäni olen huomannut, että hyödyllisiä taitoja tiedonhaussa ovat tarkkuus, nopeus sekä ongelmanratkaisukyky. Jokaisen tiedonhaun yhteydessä on erikseen harkittava käytettävissä oleva aika versus mahdollisimman hyvä ja kattava lopputulos.

Luotettavat ja ajantasaiset lähteet tärkeitä

Omassa työssäni tiedonhakupyyntöjen kirjo on laaja aina liito-oravien suojelualueista yhtiö-oikeudellisiin selvityksiin. Lisämausteensa työhön tuo se, että selvitykset saattavat liittyä toisinaan kotimaiseen oikeuteen, toisinaan taas EU-oikeuteen tai kansainväliseen oikeuteen. Usein asiakkaalle on nopeampaa ja halvempaa se, että juridisen perustiedonhaun hoitaa siihen rutinoitunut tiedonhaun ammattilainen.

Tiedonhaun onnistuminen edellyttää, että haettava tieto on ajantasaista, luotettavaa ja helposti haettavissa. Etenkin hovioikeuden ratkaisujen osalta tiedon heikko saatavuus on selkeä haaste. Toimistomme KM-tiimin käytössä on oma laaja juridinen kirjasto, sähköistä kirjallisuutta sekä useita oikeudellisia ja yritystietokantoja, kuten Suomenlaki.com, Edilex, Lexisnexis ja ruotsalainen Karnov.

Karnov on jonkin verran edellä Suomen vastaavia oikeudellisia tietokantoja, sillä tietokannan kommentaareista, oikeuskäytännöstä, EU-asiakirjoista ja lakien esitöistä saa muutamalla klikkauksella laadittua suoraan muistion sisällysluetteloineen. Näin tietoa ei tarvitse itse erikseen koostaa käsin. Myös kaikki tuoreimmat Ruotsin käräjäoikeuden ja hovioikeuden päätökset löytyvät Karnovista.

Tiimini tehtävät ovat varsin monipuolisia. Saatamme esimerkiksi laatia laki- ja oikeustapausseurantaa toimistomme työoikeusryhmälle tai oikolukea asiantuntijamuistion niin, että varmistamme, että kaikki viittaukset EU:n direktiiviehdotuksiin ovat ajan tasalla. Varsinaisten tiedonhakujen aiheet ovat nekin hyvin vaihtelevia. Vuosien varrella olemme hakeneet tietoa esimerkiksi seuraavista aiheista:

Vinkkejä EU-tiedonhakuun

EU-tiedonhaku voi olla tiedon määrän ja laajuuden vuoksi haastavaa. Hakusanojen valinta on onnistuneen lopputuloksen kannalta aivan oleellista. Esimerkiksi EUR-Lex-tietokannassa hakusanan kirjoitusasua hieman muuttamalla hakutulos kasvoi 200:sta 2000:een.

EUR-Lexissä monta ongelmaa ratkeaa jo sillä, että menee suoraan tarkennettuun hakutoimintoon ja valitsee kokoelman, josta tietoa haetaan. Jos esimerkiksi haluat hakea EU:n tietosuoja-asetuksen, valitse suoraan ”tarkennettu haku” ja aseta kokoelmaksi ”lainsäädäntö”.

Haku kannattaa lisäksi kohdentaa pelkkään otsikkoon. Tällöin hakutuloksena ei tule mitään ylimääräistä vaan ainoastaan yksi hakuosuma. Vertauksena: jos kirjoitat hakusanan ”tietosuoja-asetus” suoraan hakulaatikkoon, tuloksia on 105. 

Kun tarkastelet EU-lainsäädäntöä, hae tuorein konsolidoitu versio eli ajantasainen säädös. Konsolidointi tarkoittaa sitä, että säädökseen sen antamisen jälkeen tehdyt muutokset ja oikaisut yhdistetään yhdeksi tekstiksi. Koonnos on saatavilla EUR-Lexissä noin 2–3 viikon kuluessa siitä, kun muutossäädös on tullut voimaan.

Oman haasteensa EU-tiedonhakuun tuo se, että EU-normeista ei ole olemassa samanlaista esityömateriaalia kuin kotimaisista säädöksistä annetut hallituksen esitykset. Toisaalta tulkinta-apua voi usein saada EU-normien muista kieliversioista. Säädöksen sisällön tulkitseminen on viime kädessä unionin tuomioistuimen tehtävä.

EU:n säädösvalmistelua voi kuitenkin seurata EUR-Lexin valmisteluasiakirjoista. Etenkin komission COM-asiakirjat ovat tässä hyödyllisiä. Myös Euroopan parlamentin OEIL-tietokannasta voi hakea tietoa EU-lainsäädäntötyön vaiheista.

EUR-Lex-palvelu sisältää myös runsaasti hyödyllisiä tiivistelmiä EU:n lainsäädännöstä. Ne antavat nopeasti yleiskäsityksen aihealueesta ja sisältävät myös asiaan liittyvää oikeuskäytäntöä. Ajankohtainen esimerkki EU-lainsäädännön tiivistelmästä on Oikeus tulla unohdetuksi internetissä.

Tekoäly, tiedonhaku ja tulevaisuus

Tekoälyn ennustetaan olevan arkipäivää asianajotoimistoissa vuoteen 2020 mennessä. Uskon, että näin myös käy. Jatkossa tekoäly voi hoitaa tiedon prosessointia, tiedonhakuja, tuomioiden ennustamista, sopimusten analysointia ja dokumenttien hallintaa.

Useat kansainväliset asianajotoimistot, kuten Linklaters, Berwin Leighton Paisner ja Clifford Chance, käyttävät jo nyt tekoälyä massatiedonhakuun. Kuuluisa esimerkki on IBM:n kehittämään tekoälyyn pohjautuva ”asianajaja” Ross, joka avustaa juridisessa tiedonhaussa ainakin amerikkalaisessa Baker & Hostetler -asianajotoimistossa.

Ross kykenee käymään nopeasti läpi tuhansia oikeustapauksia ja lakeja ja tuottamaan niistä vastauksen luonnollisella kielellä. Ross myös tarkkailee väsymättä merkityksellisiä uusia oikeustapauksia ja lakeja kellon ympäri tekemättä yhtään inhimillistä virhettä. Myös kansainvälinen asianajotoimisto Clifford Chance käyttää tekoälyä sopimusten läpikäyntiin sekä kyberturvallisuuden varmistamiseen.

Tälläkin saralla on siis edessä mielenkiintoinen tulevaisuus!

Uusimmat referenssit

Neuvoimme Nestettä sen tehdessä kahdenvälisen 150 miljoonan euron vihreän lainasopimuksen Danske Bank A/S, Suomen sivuliikkeen kanssa. Lainasopimuksesta saatavat varat käytetään Nesteen vihreän rahoituksen viitekehyksen mukaisiin hankkeisiin ja projekteihin. Lainasopimus on kaksivuotinen, ja siinä on yksi yhden vuoden lisäoptio. Helmikuussa 2024 Neste julkisti uudistetun vihreän rahoituksen viitekehyksensä (Green Finance Framework), jonka tarkoituksena on yhdenmukaistaa tulevat rahoitustoimet markkinoiden parhaiden käytäntöjen ja standardien kanssa. Uudistettuun viitekehykseen kuluu uusiutuvia ratkaisuja sekä kiertotalousratkaisuja ja uusiutuva energia omana sijoituskategoriaan. Nesteen ilmastosuunnitelmassa pidemmän aikavälin toimia ovat muun muassa uusien teknologioiden ja innovaatioiden laajempi soveltaminen erityisesti uusiutuvan vedyn osalta. On arvioitu, että uusiutuvalla vedyllä ja muilla uusilla teknologioilla voidaan pienentää vuoden 2019 vertailutason mukaisten päästöluokkien 1 ja 2 päästöjä vähintään 20 prosenttia vuoteen 2030 mennessä. 
Julkaistu 4.11.2024
Neuvoimme Nrepiä asuinrakennushankkeessa, joka toteutetaan Helsingin Arabianrannassa sijaitsevan Kauppakeskus Arabian yhteyteen. Avustimme asuinrakennushankkeen rahoitusjärjestelyssä sekä hankkeeseen liittyvissä yhtiö- ja kiinteistöoikeudellisissa järjestelyissä. Näihin kuului osakekaupan ja jakautumisen kautta tapahtunut omistusrakenteen uudelleenjärjestely, asemakaavan ja tonttijaon muutokset, yhteisjärjestelysopimus sekä hallinnanjakosopimus. Rakennukseen tulee 16 kerrosta ja yhteensä 188 Juli Living -vuokra-asuntoa. Lisäksi katutasoon tulee liiketiloja. Valmistuttuaan rakennus kuuluu Suomen energiatehokkaimpien asuinrakennuksen joukkoon. Rahoitusjärjestelyssä on huomioitu Nrepin vastuullisuustavoitteet. Hankkeelle haetaan LEED Platinum-sertifikaattia. Nrepille on aikaisemmin myönnetty asuinrakennuksen LEED Platinum-sertifikaatit yhtiön Herttoniemen ja Friisilän kohteille.
Julkaistu 28.10.2024
Toimimme Pernod Ricardin suomalaisena neuvonantajana, kun se myi Turussa valmistettavat tuotemerkkinsä ja niiden tuotannon Oy Hartwall Ab:lle. Tunnetuin Hartwallille kaupan jälkeen siirtyvä tuotemerkki on Minttu-likööri. Hartwall on osa tanskalaista Royal Unibrew -konsernia. Pernod Ricard on yksi maailman suurimpia alkoholiyhtiöitä. Kaupan toteutuminen edellyttää tavanomaisten ehtojen täyttymistä.
Julkaistu 21.10.2024
Neuvoimme Nestettä sen tehdessä kahdenvälisen 200 miljoonan euron vihreän lainasopimuksen UniCredit Bank Austria AG:n kanssa. Lainasopimuksesta saatavat varat käytetään Nesteen vihreän rahoituksen viitekehyksen mukaisiin hankkeisiin ja projekteihin. Lainasopimus on kuusivuotinen. Helmikuussa 2024 Neste julkisti uudistetun vihreän rahoituksen viitekehyksensä (Green Finance Framework), jonka tarkoituksena on yhdenmukaistaa tulevat rahoitustoimet markkinoiden parhaiden käytäntöjen ja standardien kanssa. Uudistettuun viitekehykseen kuluu uusiutuvia ratkaisuja sekä kiertotalousratkaisuja ja uusiutuva energia omana sijoituskategoriaan. Nesteen ilmastosuunnitelmassa pidemmän aikavälin toimia ovat muun muassa uusien teknologioiden ja innovaatioiden laajempi soveltaminen erityisesti uusiutuvan vedyn osalta. On arvioitu, että uusiutuvalla vedyllä ja muilla uusilla teknologioilla voidaan pienentää vuoden 2019 vertailutason mukaisten päästöluokkien 1 ja 2 päästöjä vähintään 20 prosenttia vuoteen 2030 mennessä.
Julkaistu 21.10.2024