9.8.2016

Ammattilaisen vinkit juristin tiedonhakuun

Tiedonhaku on olennainen osa jokaisen juristin työtä. Se voi haukata jopa 30 prosenttia juristin ajasta, kuten kollegani Carola Lindholm kertoi kesäkuisessa blogikirjoituksessaan. Mitä kykyjä taitava tiedonhakija sitten tarvitsee, miten luotettavaa tietoa löytää nopeasti ja miltä näyttää tiedonhaun tulevaisuus?

Hyvä tiedonhakija on tarkka ja nopea

Tietopalveluita perustettiin Suomen isoihin asianajotoimistoihin 1990-luvun lopulla, 2000-luvulla näitä yksiköitä ryhdyttiin kutsumaan KM- eli knowledge management -tiimeiksi. Minä aloitin työni näissä tehtävissä vuonna 2007. Suomessa me KM-asiantuntijat olemme hyvin pieni ammattiryhmä, tunnemme toisemme ja vaihdamme säännöllisesti ajatuksia esimerkiksi markkinoilla olevista uusista tietokannoista ja alan kehitystrendeistä.

Työssäni olen huomannut, että hyödyllisiä taitoja tiedonhaussa ovat tarkkuus, nopeus sekä ongelmanratkaisukyky. Jokaisen tiedonhaun yhteydessä on erikseen harkittava käytettävissä oleva aika versus mahdollisimman hyvä ja kattava lopputulos.

Luotettavat ja ajantasaiset lähteet tärkeitä

Omassa työssäni tiedonhakupyyntöjen kirjo on laaja aina liito-oravien suojelualueista yhtiö-oikeudellisiin selvityksiin. Lisämausteensa työhön tuo se, että selvitykset saattavat liittyä toisinaan kotimaiseen oikeuteen, toisinaan taas EU-oikeuteen tai kansainväliseen oikeuteen. Usein asiakkaalle on nopeampaa ja halvempaa se, että juridisen perustiedonhaun hoitaa siihen rutinoitunut tiedonhaun ammattilainen.

Tiedonhaun onnistuminen edellyttää, että haettava tieto on ajantasaista, luotettavaa ja helposti haettavissa. Etenkin hovioikeuden ratkaisujen osalta tiedon heikko saatavuus on selkeä haaste. Toimistomme KM-tiimin käytössä on oma laaja juridinen kirjasto, sähköistä kirjallisuutta sekä useita oikeudellisia ja yritystietokantoja, kuten Suomenlaki.com, Edilex, Lexisnexis ja ruotsalainen Karnov.

Karnov on jonkin verran edellä Suomen vastaavia oikeudellisia tietokantoja, sillä tietokannan kommentaareista, oikeuskäytännöstä, EU-asiakirjoista ja lakien esitöistä saa muutamalla klikkauksella laadittua suoraan muistion sisällysluetteloineen. Näin tietoa ei tarvitse itse erikseen koostaa käsin. Myös kaikki tuoreimmat Ruotsin käräjäoikeuden ja hovioikeuden päätökset löytyvät Karnovista.

Tiimini tehtävät ovat varsin monipuolisia. Saatamme esimerkiksi laatia laki- ja oikeustapausseurantaa toimistomme työoikeusryhmälle tai oikolukea asiantuntijamuistion niin, että varmistamme, että kaikki viittaukset EU:n direktiiviehdotuksiin ovat ajan tasalla. Varsinaisten tiedonhakujen aiheet ovat nekin hyvin vaihtelevia. Vuosien varrella olemme hakeneet tietoa esimerkiksi seuraavista aiheista:

Vinkkejä EU-tiedonhakuun

EU-tiedonhaku voi olla tiedon määrän ja laajuuden vuoksi haastavaa. Hakusanojen valinta on onnistuneen lopputuloksen kannalta aivan oleellista. Esimerkiksi EUR-Lex-tietokannassa hakusanan kirjoitusasua hieman muuttamalla hakutulos kasvoi 200:sta 2000:een.

EUR-Lexissä monta ongelmaa ratkeaa jo sillä, että menee suoraan tarkennettuun hakutoimintoon ja valitsee kokoelman, josta tietoa haetaan. Jos esimerkiksi haluat hakea EU:n tietosuoja-asetuksen, valitse suoraan ”tarkennettu haku” ja aseta kokoelmaksi ”lainsäädäntö”.

Haku kannattaa lisäksi kohdentaa pelkkään otsikkoon. Tällöin hakutuloksena ei tule mitään ylimääräistä vaan ainoastaan yksi hakuosuma. Vertauksena: jos kirjoitat hakusanan ”tietosuoja-asetus” suoraan hakulaatikkoon, tuloksia on 105. 

Kun tarkastelet EU-lainsäädäntöä, hae tuorein konsolidoitu versio eli ajantasainen säädös. Konsolidointi tarkoittaa sitä, että säädökseen sen antamisen jälkeen tehdyt muutokset ja oikaisut yhdistetään yhdeksi tekstiksi. Koonnos on saatavilla EUR-Lexissä noin 2–3 viikon kuluessa siitä, kun muutossäädös on tullut voimaan.

Oman haasteensa EU-tiedonhakuun tuo se, että EU-normeista ei ole olemassa samanlaista esityömateriaalia kuin kotimaisista säädöksistä annetut hallituksen esitykset. Toisaalta tulkinta-apua voi usein saada EU-normien muista kieliversioista. Säädöksen sisällön tulkitseminen on viime kädessä unionin tuomioistuimen tehtävä.

EU:n säädösvalmistelua voi kuitenkin seurata EUR-Lexin valmisteluasiakirjoista. Etenkin komission COM-asiakirjat ovat tässä hyödyllisiä. Myös Euroopan parlamentin OEIL-tietokannasta voi hakea tietoa EU-lainsäädäntötyön vaiheista.

EUR-Lex-palvelu sisältää myös runsaasti hyödyllisiä tiivistelmiä EU:n lainsäädännöstä. Ne antavat nopeasti yleiskäsityksen aihealueesta ja sisältävät myös asiaan liittyvää oikeuskäytäntöä. Ajankohtainen esimerkki EU-lainsäädännön tiivistelmästä on Oikeus tulla unohdetuksi internetissä.

Tekoäly, tiedonhaku ja tulevaisuus

Tekoälyn ennustetaan olevan arkipäivää asianajotoimistoissa vuoteen 2020 mennessä. Uskon, että näin myös käy. Jatkossa tekoäly voi hoitaa tiedon prosessointia, tiedonhakuja, tuomioiden ennustamista, sopimusten analysointia ja dokumenttien hallintaa.

Useat kansainväliset asianajotoimistot, kuten Linklaters, Berwin Leighton Paisner ja Clifford Chance, käyttävät jo nyt tekoälyä massatiedonhakuun. Kuuluisa esimerkki on IBM:n kehittämään tekoälyyn pohjautuva ”asianajaja” Ross, joka avustaa juridisessa tiedonhaussa ainakin amerikkalaisessa Baker & Hostetler -asianajotoimistossa.

Ross kykenee käymään nopeasti läpi tuhansia oikeustapauksia ja lakeja ja tuottamaan niistä vastauksen luonnollisella kielellä. Ross myös tarkkailee väsymättä merkityksellisiä uusia oikeustapauksia ja lakeja kellon ympäri tekemättä yhtään inhimillistä virhettä. Myös kansainvälinen asianajotoimisto Clifford Chance käyttää tekoälyä sopimusten läpikäyntiin sekä kyberturvallisuuden varmistamiseen.

Tälläkin saralla on siis edessä mielenkiintoinen tulevaisuus!

Uusimmat referenssit

Edustimme menestyksekkäästi Trety AB:ta hoiva-alan viestintälaitteiden kehitys- ja tuotantosopimusta koskevassa riidassa ja siihen liittyvissä sovintoneuvotteluissa. Osapuolet pääsivät neuvottelujen jälkeen asiakkaamme kannalta suotuisaan sovintoon ja välttivät siten laajan välitysmenettelyn. Trety AB on globaali yritys, joka tarjoaa asiakkailleen ratkaisuja elektroniikkatuotteiden kehittämiseen, teollistamiseen ja tuotantoon. Trety AB:llä on yli 30 vuoden kokemus IT-, elektroniikka- ja tietoliikennetoimialoista.
Julkaistu 11.2.2025
Neuvoimme OP Yrityspankki Oyj:n, Nordea Bank Abp:n ja Skandinaviska Enskilda Banken AB:n muodostamaa rahoittajakonsortiota DevCo Partners Oy:n omistaman Vexve-yhtiön lainarahoitusjärjestelyssä. Rahoitusjärjestely sisälsi 143 miljoonan euron suuruiset hankinta-, jälleenrahoitus- ja muut lainat, joilla rahoitettiin muun muassa tanskalaisen Frese A/S:n hankinta. Frese on johtava korkealaatuisten dynaamisten linjasäätöventtiileiden valmistaja. Vexven yhteenlaskettu liikevaihto kaupan toteutumisen jälkeen on noin 200 miljoonaa euroa. Vexve on Euroopan johtava vaativien venttiiliratkaisujen toimittaja energiasektorille ja valituille energiaintensiivisille teollisuudenaloille.
Julkaistu 7.2.2025
Castrén & Snellman toimii Porin kaupungin ja Pori Energia Oy:n oikeudellisena neuvonantajana 292 miljoonan euron rahoitusjärjestelyssä, jolla varmistetaan yhtiön olemassa olevien vastuiden jälleenrahoittaminen ja tulevien kasvua tukevien investointien rahoittaminen. Pori Energia ja sen rahoittajat allekirjoittivat Suomen lain alla olevan lainasopimuksen tätä varten 13.1.2025. Pori Energia on energiayhtiö, joka toimii useilla eri energiantuotannon osa-alueilla, kuten kaukolämmön, sähkönjakelun sekä sähkön ja lämmön yhteistuotannon ja uusiutuvien energialähteiden avulla tapahtuvan sähköntuotannon aloilla. Yhtiö tarjoaa myös tuulivoimapalveluja ja teollisuuden energiaratkaisuja Satakunnan alueella, jossa sillä on noin 60 000 asiakasta.
Julkaistu 6.2.2025
Neuvoimme Sanok Rubber Company S.A.:ta sen myydessä 30 prosenttia Teknikum Group Ltd:n osakkeista Puolan kansainväliselle kehitysrahasto 2 FIZ AN:lle. Teknikum on eurooppalainen polymeeriteknologiayhtiö, joka toimittaa teollisuudelle luotettavia kumi-, muovi-, silikoni-, polyuretaani- ja vaahtomuoviratkaisuja. Yhtiöllä on noin 600 työntekijää, ja sen tehtaista neljä sijaitsee Suomessa ja yksi Unkarissa. Lisäksi yhtiöllä on Saksassa sijaitseva myyntikonttori. Sanok Rubber Company on Euroopan johtava kumituotteiden ja kumimetallituotteiden toimittaja sekä kumin ja muiden materiaalien yhdistäjä autoteollisuuden, rakentamisen, maatalouden, lääketeollisuuden ja kodinkoneteollisuuden tarpeisiin. Sanok Rubber Company S.A. on listattu Varsovan pörssissä, ja se työllistää yli 3 000 henkilöä Euroopassa ja Pohjois-Amerikassa. Puolan kansainvälinen kehitysrahasto 2 FIZ AN on yksi kahdesta erikoistuneesta ulkomaan laajentumisrahastosta, joita PFR TFI hallinnoi. Rahaston tavoitteena on yhteisrahoittaa puolalaisten yritysten ulkomaisia investointeja. Neuvoimme Sanok Rubber Companya yhdessä puolalaisen asianajotoimisto Rymarz Zdort Marutan kanssa.
Julkaistu 3.2.2025