Samalla tavoin kuin automaattipiano soittaa toistuvasti samaa ennalta määriteltyä kappaletta, ohjelmistorobotti suorittaa automaattisesti ennalta ohjelmoituja tehtäviä. Ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, RPA) avulla työntekijöiden rutiininomaiset tehtävät ja prosessit voidaan automatisoida ohjelmistorobotin hoidettaviksi ennalta määriteltyjen käskyjen mukaisesti. RPA:n toimintaperiaate perustuu ihmisen toimintojen jäljittelylle. Sitä voidaankin kutsua virtuaaliseksi tai digitaaliseksi työntekijäksi.
26.9.2017
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto – viisi hankintasopimuksessa huomioitavaa seikkaa
Palvelut
RPA soveltuu esimerkiksi taloushallinnossa laskujen ja maksutietojen käsittelyyn, palkanmaksuprosesseihin tai vaikkapa asiakaspalautteen käsittelyyn ja hallinnointiin.
Listasin alle viisi keskeistä asiaa, jotka yrityksen olisi hyvä ottaa huomioon laatiessaan RPA-hankintasopimusta.
Varmista RPA:n yhteensopivuus muiden ohjelmistojen kanssa
RPA:n toiminta perustuu yrityksessä käytössä olevien ohjelmistojen hyväksikäyttöön. Siksi RPA:ta hankkiessa tulee varmistua siitä, etteivät yrityksessä jo käytössä olevien ohjelmistojen lisenssiehdot estä tai rajoita sen käyttöä. RPA-hankintasopimukseen kannattaa lisätä ehto, että RPA on yhteensopiva yrityksessä käytössä olevien ohjelmistojen kanssa.
Sovi vastuukysymyksistä
Hankintasopimuksessa täytyy sopia vastuukysymyksistä siltä varalta, että RPA ei suoriudukaan sovitulla tavalla ja saa aikaan virheellisiä tuloksia. Vastuukysymyksistä sopiminen on erityisen tärkeää, mikäli RPA korvaa keskeisiä liiketoiminnallisia tehtäviä.
Vastuukysymyksiin liittyy myös edellä mainittu yhteensopivuusnäkökohta, eli RPA:n yhteensopivuus muiden toimittamien ohjelmistojen kanssa. Siihen liittyen osapuolten on hyvä sopia mahdollisiin loukkauskanteisiin vastaamisesta.
Varaudu muutoksiin
Kun yrityksen käytössä olevia ohjelmistoja muutetaan, päivitetään tai vaihdetaan kokonaan uusiin, täytyy samalla arvioida myös RPA:n toimintaperiaatteiden muutostarve. Jotta RPA:n toimivuus varmistuu, hankintasopimuksessa on hyvä sopia RPA-käskysääntöjen uudelleen konfiguroinnista yrityksen ohjelmistoissa ja järjestelmissä tapahtuvien muutostilanteiden varalta.
Ratkaise tuki ja ylläpito
Yllä mainitun muutoksiin varautumisen lisäksi on sovittava RPA:n virheiden vaste- ja korjausajat. Ellei RPA toimi odotetulla tavalla liiketoiminnan kannalta keskeisessä tehtävässä, on hyvä sopia myös vaihtoehtoinen toimintatapa RPA:n välittömäksi korvaamiseksi, jotta liiketoiminta ei keskeydy.
Yksi vaihtoehto on se, että yritys itse järjestää vaihtoehtoisen suunnitelman ja huolehtii sen toteuttamisesta esimerkiksi ylläpitämällä työntekijöidensä osaamista korvattujen prosessien osalta.
Varaudu mahdollisiin lisenssimetriikan muutoksiin
RPA:n onnistunut käyttöönotto voi vaikuttaa yrityksessä käytössä olevien ohjelmistojen lisenssimääriin. Onnistuneen RPA-implementoinnin myötä esimerkiksi ERP- tai CRM-lisenssejä saatetaan tarvita aiempaa vähemmän. Mikäli RPA on korvannut työntekijöiden panoksen, tulee kolmannen osapuolen ohjelmistotoimittajan kanssa sopia lisenssimäärien tarkennuksista.
Uusimmat uutiset
Julkaistu 24.2.2025 – Data ja teknologia
NIS 2 -direktiivi ja johdon vastuu: tämä jokaisen johtajan tulee tietää kyberturvallisuuslain tuomista velvollisuuksista
Julkaistu 15.11.2024 – Data ja teknologia
Vältä nämä sudenkuopat ja sopimusmokat strategisissa IT-hankkeissa
Julkaistu 10.10.2024 – Data ja teknologia
Uusi kaksikäyttötuotelaki astui voimaan syyskuun puolivälissä – Mitä muuttuneesta sääntelystä tulee tietää?
Julkaistu 5.9.2024 – Data ja teknologia
Teknologiahankinta voi siivittää yrityksen kasvuun – tai kaataa sen
Eija Warma-Lehtinen & Janne Koivisto
Topi Lusenius
Kim Parviainen, Lauri Laatunen & Joakim Jaulimo
Topi Lusenius, Anders Forss & Kim Parviainen
Uusimmat referenssit
PwC – Kelan Eepos-hankinnan kilpailutus
Toimimme PwC:n oikeudellisena neuvonantajana Kelan etuusjärjestelmien uudistushankkeen kilpailutuksessa, jonka PwC voitti. Kyseessä on merkittävä Suomen sosiaaliturvainfrastruktuurin modernisointia koskeva hanke. Kela on valinnut PwC:n strategiseksi kumppanikseen toteuttamaan etuusjärjestelmiensä laajan uudistuksen, joka käsittää etuuskäsittelyn tietojärjestelmien, digitaalisen asioinnin, asiakkuudenhallinnan ja tiedonvälityksen alustat. Hankkeen tavoitteena on vastata tulevaisuuden digitaalisen toimintaympäristön ja asiakkaiden vaatimuksiin. Teknologiaksi on valittu Salesforce. Uusien järjestelmien odotetaan sujuvoittavan etuuskäsittelyä ja parantavan asiakkaiden, työntekijöiden ja muiden sidosryhmien käyttäjäkokemusta. Lisäksi niiden avulla pystytään varautumaan aiempaa paremmin lainsäädäntömuutoksiin. Castrén & Snellman toimi PwC:n strategisena oikeudellisena neuvonantajana tarjouskilpailun alusta loppuun saakka. Kilpailutus toteutettiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Onnittelemme lämpimästi PwC:tä tarjouskilpailun voittamisesta ja jäämme mielenkiinnolla seuraamaan, millaisia positiivisia vaikutuksia hankkeella on Suomen sosiaaliturvajärjestelmään.
Julkaistu 24.4.2025
Valio – Härkis®- ja Beanit®-härkäpapubrändien osto
Avustimme Valio Oy:tä sen ostaessa Raisio Oyj:n kasviproteiiniliiketoiminnan, siihen liittyvän käyttöomaisuuden ja Härkis®- ja Beanit®-härkäpapubrändit. Käyttöomaisuuteen kuuluvat muun muassa kasviproteiinituotteita Kauhavalla valmistavan tehtaan laitteet. Kauppa tukee Valion strategiaa kasvaa meijeriyhtiöstä ruokataloksi. Tämä liiketoimintakauppa tekee meistä entistäkin merkittävämmän kasvipohjaisten proteiinituotteiden kehittäjän ja valmistajan. Näiden tuotteiden kysyntä kasvaa pitkällä aikavälillä ja kasvupotentiaalia on vielä paljon. Vuonna 2022 ostimme Gold&Green® -liiketoiminnan ja siitä lähtien olemme tehneet vahvaa tuotekehitystä sekä uudistaneet brändiä. Myynti on kasvanut onnistuneiden tuotelanseerauksien myötä vuoden 2024 viimeisellä neljänneksellä noin 50 % edelliseen verrattuna. Tällä kaupalla rakennamme omaa tuotantokyvykkyyttä. Kauhavan tehtaan tuotantovälineet sopivat juuri meidän tarpeeseemme ja tilanteeseemme Valion liiketoimintajohtaja Kimmo Luoma sanoo. Valio on vuonna 1905 perustettu suomalainen meijeri ja ruokatalo, jonka omistajia ovat suomalaiset maidontuottajaosuuskunnat. Valiolla on tytäryhtiöt Ruotsissa, Virossa, Yhdysvalloissa ja Kiinassa. Konsernin liikevaihto vuonna 2023 oli 2 278 miljoonaa euroa, ja sillä on yli 4 000 työntekijää.
Julkaistu 14.2.2025
WithSecure – Konsultointiliiketoiminnan myynti
Avustimme WithSecure Oyj:tä sen myydessä kyberturvallisuuskonsultointiliiketoimintansa Neqstille. WithSecure Oyj on listattu NASDAQ OMX Helsingissä. Neqst on ruotsalainen sijoitusyhtiö, joka keskittyy teknologiayrityksiin. Kaupan toteutuminen edellyttää vielä tavanomaisten ehtojen täyttymistä ja viranomaishyväksyntöjä.
Julkaistu 24.1.2025
Smarter Contracts – Ensimmäisen EU:n ulkopuolisen datan välityspalvelun rekisteröinti Suomeen
Avustimme Smarter Contracts Ltd:tä prosessissa, jossa Liikenne- ja viestintävirasto Traficom vahvisti sen EU:n tunnustamaksi datan välityspalveluksi. EU:n ulkopuolisten yritysten on nimettävä laillinen edustaja johonkin EU-maahan, jotta ne voivat tarjota datan välityspalveluja datanhallinta-asetuksen mukaisesti. Smarter Contracts sijaitsee Isossa-Britanniassa ja valitsi tehtävään Suomen. Smarter Contracts on ensimmäinen Traficomin rekisteröimä EU:n ulkopuolinen datan välityspalvelu. Smarter Contractsin perustaja ja toimitusjohtaja Wayne Lloyd: Castrénin tiimin tuki oli poikkeuksellista alusta loppuun. Uuden alueen valloitus on aina haastavaa, ja ensimmäisenä EU:n ulkopuolisena datan välityspalvelun tarjoajana kohtasimme merkittäviä oikeudellisia epävarmuuksia. Näistä haasteista huolimatta Castrénin tiimi ohjasi meitä asiantuntevasti jokaisessa vaiheessa huomattavalla tehokkuudella, tarjoten meille tarvittavaa varmuutta. Smarter Contracts tarjoaa kehittyneitä suostumus- ja käyttöoikeuksien hallintapalveluita kehittämänsä Pulse Permissions Protocol® -työkalun avulla. Tämä merkkipaalu on osoitus Castrén & Snellmanin taidosta hallita monimutkaisia sääntely-ympäristöjä ja Smarter Contractsin innovatiivisesta lähestymistavasta turvalliseen ja vaatimustenmukaiseen tietojen hallintaan.
Julkaistu 11.12.2024