Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto – viisi hankintasopimuksessa huomioitavaa seikkaa

RPA soveltuu esimerkiksi taloushallinnossa laskujen ja maksutietojen käsittelyyn, palkanmaksuprosesseihin tai vaikkapa asiakaspalautteen käsittelyyn ja hallinnointiin.

Listasin alle viisi keskeistä asiaa, jotka yrityksen olisi hyvä ottaa huomioon laatiessaan RPA-hankintasopimusta.

Varmista RPA:n yhteensopivuus muiden ohjelmistojen kanssa

RPA:n toiminta perustuu yrityksessä käytössä olevien ohjelmistojen hyväksikäyttöön. Siksi RPA:ta hankkiessa tulee varmistua siitä, etteivät yrityksessä jo käytössä olevien ohjelmistojen lisenssiehdot estä tai rajoita sen käyttöä. RPA-hankintasopimukseen kannattaa lisätä ehto, että RPA on yhteensopiva yrityksessä käytössä olevien ohjelmistojen kanssa.

Sovi vastuukysymyksistä

Hankintasopimuksessa täytyy sopia vastuukysymyksistä siltä varalta, että RPA ei suoriudukaan sovitulla tavalla ja saa aikaan virheellisiä tuloksia. Vastuukysymyksistä sopiminen on erityisen tärkeää, mikäli RPA korvaa keskeisiä liiketoiminnallisia tehtäviä.

Vastuukysymyksiin liittyy myös edellä mainittu yhteensopivuusnäkökohta, eli RPA:n yhteensopivuus muiden toimittamien ohjelmistojen kanssa. Siihen liittyen osapuolten on hyvä sopia mahdollisiin loukkauskanteisiin vastaamisesta.

Varaudu muutoksiin

Kun yrityksen käytössä olevia ohjelmistoja muutetaan, päivitetään tai vaihdetaan kokonaan uusiin, täytyy samalla arvioida myös RPA:n toimintaperiaatteiden muutostarve. Jotta RPA:n toimivuus varmistuu, hankintasopimuksessa on hyvä sopia RPA-käskysääntöjen uudelleen konfiguroinnista yrityksen ohjelmistoissa ja järjestelmissä tapahtuvien muutostilanteiden varalta.   

Ratkaise tuki ja ylläpito

Yllä mainitun muutoksiin varautumisen lisäksi on sovittava RPA:n virheiden vaste- ja korjausajat. Ellei RPA toimi odotetulla tavalla liiketoiminnan kannalta keskeisessä tehtävässä, on hyvä sopia myös vaihtoehtoinen toimintatapa RPA:n välittömäksi korvaamiseksi, jotta liiketoiminta ei keskeydy.

Yksi vaihtoehto on se, että yritys itse järjestää vaihtoehtoisen suunnitelman ja huolehtii sen toteuttamisesta esimerkiksi ylläpitämällä työntekijöidensä osaamista korvattujen prosessien osalta.  

Varaudu mahdollisiin lisenssimetriikan muutoksiin

RPA:n onnistunut käyttöönotto voi vaikuttaa yrityksessä käytössä olevien ohjelmistojen lisenssimääriin. Onnistuneen RPA-implementoinnin myötä esimerkiksi ERP- tai CRM-lisenssejä saatetaan tarvita aiempaa vähemmän. Mikäli RPA on korvannut työntekijöiden panoksen, tulee kolmannen osapuolen ohjelmistotoimittajan kanssa sopia lisenssimäärien tarkennuksista.