Muutoshallintamenettelyllä parempiin lopputuloksiin IT-hankkeissa

Nämä ovat kysymyksiä, joiden takia tilaajat ja toimittajat eivät halua istua neuvottelupöydässä, mutta jotka kuitenkin usein eskaloituvat IT-riidoiksi. 

IT-riidat ovat vältettävissä noudattamalla sovittuja yhteistyömekanismeja, kuten muutoshallinta- ja hankkeiden ohjausryhmämenettelyä. 

Mitä muutoshallintamenettelyllä tarkoitetaan?

Muutoksilla tarkoitetaan hankkeessa suunniteltujen tuotosten muutoksia. Muutoksista seuraa usein työmäärän lisääntyminen, budjetin kasvaminen ja aikataulun venyminen.

Muutoshallinnalla tunnistetaan, käsitellään ja suunnitellaan merkittävät muutostarpeet, jotka vaikuttavat IT-hankkeen lopputavoitteisiin ja joista on sovittu vaatimusmäärittelyssä. Muutoshallintaa kannattaa käyttää niin perinteisissä kuin ketterissäkin ohjelmistojen toteutusmalleissa. Muutoshallinnan menetelmät mahdollistavat hankkeen aikataulua, tavoitteita tai budjettia koskevien mahdollisten muutostarpeiden hallinnan.

Selkeällä muutoshallintamenettelyllä on olennainen merkitys hankkeen joustavan ja riidattoman lopputuloksen kannalta. Muutoshallintaan liittyvillä käytännöillä hillitään ylettömiä muutoshaluja. Lisäksi muutokset analysoidaan laadukkaammin ja niiden tarpeellisuus harkitaan perusteellisemmin.

Kuinka asiat kuitenkin usein menevät käytännössä?

Vaikeuksia on todennäköisesti luvassa, jos hankkeen laajuus ja yksityiskohtaisuus ovat jo sopimuksen tekovaiheessa epäselvät. Osapuolilla voi olla hyvinkin erilaiset mielikuvat siitä, mitä ollaan tekemässä. Ostaja voi olettaa saavansa mittatilauksena tehtävät keisarin uudet vaatteet, jotka soveltuvat kaikkiin normaaleihin käyttötarkoituksiin ja olosuhteisiin. Toimittaja on puolestaan voinut ymmärtää, että vaatteiden tulee olla viimeisimmän muodin mukaisia ja käytännöllisiä. Toimittaja ei ole kuitenkaan ottanut huomioon sitä, että vaatteiden tulisi kestää kylmyyttä ja kostettua.

Usein tilannetta pyritään korjaamaan esimerkiksi niin, että hankepäälliköt sopivat keskenään uudesta toimitussisällöstä tai aikataulusta, vaikka sopimuksen mukaan ainoastaan hankkeen ohjausryhmän pöytäkirjatulla päätöksellä olisi pätevä vaikutus. Tästä voi seurata se, että kuukausien päästä huomataan epäsuhta sen välillä, mitä oli sovittu, ja mitä toimitettu tai ainakin syvä erimielisyys sovitun toimituksen sisällöstä. Hyvässä tarkoituksessa käytetty ”joustava oikotie” saattaa johtaa siihen, että alkuperäisiä tarkoitusperiä selvitellään jälkikäteen oikeusteitse.

Kuinka ongelmat voitaisiin välttää?

Osapuolten huolella laatimien vaatimusmäärittelyiden merkitystä ei voi kiistää, kun kyseessä on osapuolten poikkeavista odotuksista johtuvien riitojen välttäminen. Myös asiakkaan muuttuneiden tarpeiden huomioimiseksi osapuolilla täytyy olla käytössään menettely, jolla voidaan sopimuksen voimassa ollessa sopia projektiin kuuluvista asioista ja niiden muutoksista osapuolia sitovasti.

Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen sitä ei kannata jättää sopimusarkistoon pölyttymään. Jos muutoksenhallinnasta on olemassa selkeät sopimusehdot, on asianmukaista laatia tilaajan ja toimittajan hanketiimeille muutoshallintaprosessista samalla kertaa yksinkertaiset ja helpot menettelyohjeet. Hyväkään sopimus ei pelasta riidoilta ja ongelmilta, jos sopimusta ei noudateta käytännön yhteistyössä ja toiminnassa.