Vältä nämä sudenkuopat ja sopimusmokat strategisissa IT-hankkeissa

Digitaalinen murros on yksi nykyajan suurimmista muutosajureista, ja huima kehitysvauhti on nostanut digitalisaation yrityksen tukifunktiosta liiketoiminnan ytimeen. On arvioitu, että murroksen läpivientiin maailmanlaajuisesti käytettävän rahan määrä kaksinkertaistuu nykyisestä kahdesta biljoonasta neljään biljoonaan dollariin vuoteen 2027 mennessä.

Yritysten arjessa muutos konkretisoituu teknologisina muutoshankkeina, järjestelmähankintoina ja ennen kaikkea perustavanlaatuisena muutoksena siinä, miten asiakkaiden kanssa ylipäätään kommunikoidaan ja miten heitä palvellaan. Yhä suurempi osa asiakasrajapinnoista ja siten liiketoiminnan volyymista on kiinni digitaalisilla alustoilla. Huonosti toimiva digitaalinen palvelu on isku niin liiketoiminnalle, asiakaskokemukselle kuin maineellekin.

Digitaalinen transformaatio on liiketoiminnan ydintä

Yksi yleisimmistä muutoshankkeen sudenkuopista on se, kun liiketoiminta ei suhtaudu hankkeeseen kuin omaansa. Houkutus ajatella, että järjestelmähankinnat ja softakehitys ovat IT-osaston tai ulkoistetun IT-kumppanin heiniä, on arjen kiireen keskellä suuri.

Toinen perusongelma liittyy IT-hankkeiden perusluonteeseen. Hankinnan kohde on abstrakti ja monimutkainen ja sellaisenaan omiaan synnyttämään väärinkäsityksiä ja jopa erimielisyyttä: ostajalla on näkemys tarvitsemastaan tuotteesta ja myyjä tuntee oman tuotteensa, mutta syystä tai toisesta nämä näkemykset eivät kohtaa.

Riskinä on, että yritys maksaa softasta, joka ei palvele sen liiketoiminnan tarpeita eikä tuota lisäarvoa – ja on siten kallis investointi niin rahallisesti kuin käytettyjen resurssien näkökulmasta. Hyvä IT-kumppani aidosti ymmärtää, mitä yritys tarvitsee ja tarjoaa sitä tukevia ratkaisuja.

Digihankkeet on aina tehtävä liiketoiminta edellä ja myös johdon on sitouduttava niihin.

Sopimus antaa hankkeelle raamit

Onnistuneen digitalisaatiohankkeen kulmakivi on laadukkaasti laadittu sopimus, joka antaa ostajalle liikkumavaraa ja jolla ostaja minimoi niin sanotun vendor lock-in-riskin eli sen, että yritys jää jumiin tiettyyn palveluntarjoajaan.

Toimiva sopimus antaa työkalut hankkeen laajuuden, tavoitteiden, aikataulun ja vastuiden hallitsemiseen paitsi projektin aikana, myös uudistetun ratkaisun käytössä projektin päätyttyä. Hyvä sopimus antaa projektiorganisaatiolle tukea uudistuksen johtamiseen ja toimii selkänojana myös mahdollisissa riitatilanteissa. Tämä ei automaattisesti tarkoita perinteistä vesiputousmallia, jossa kaikki on sovittu yksityiskohtaisesti etukäteen.

Sopimuksessa on syytä linjata myös tuotteen räätälöinnistä, sillä mitä enemmän räätälöidään, sitä suuremmiksi hankkeen riskit muodostuvat. Räätälöinnit tulisikin suunnitella ja toteuttaa hallitusti niin, että niiden vaikutus ratkaisun elinkaarikustannukseen tunnistetaan, eivätkä ne estä ratkaisun kehittämistä tai uusien versioiden kustannustehokasta käyttöönottoa jatkossa. Kaikenkattavia hopealuoteja harvemmin on.

Avointa dialogia palveluntarjoajan ja käyttäjien kanssa

Topi Lusenius kannustaa digihankkeisiin ryhtyviä yrityksiä avoimeen dialogiin palveluntarjoajien kanssa. Keskustelua kannattaa käydä niin suunnitteluvaiheessa kuin kehitysprosessin aikana. Parhaimmillaan vuorovaikutus kehittää itse tuotetta eteenpäin ja säästää molemmat osapuolet epäselvyyksiltä ja jopa riitatilanteilta.

Uuden softan kehittämiseen kannattaa ottaa myös käyttäjät varhaisessa vaiheessa mukaan. Kokeiluvaiheessa saatu palaute parantaa toimivuutta, sitouttaa henkilöstöä tulevaan muutokseen ja vähentää riskiä siihen, että yritys julkaisee hartaasti kehitetyn digitaalisen ratkaisun, jota ei osata tai haluta käyttää ja joka siten ei palvelekaan liiketoiminnan tarpeita.