Tietosuojaseloste – Castrén & Snellmanin stipendiohjelma

Päivitetty 2.4.2024

1. Rekisterinpitäjä

Castrén & Snellman 

Y-tunnus: 0103602-1 

Käyntiosoite: Eteläesplanadi 14, 00130 Helsinki 

Postiosoite: PL 233

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisterinpitäjänä Castrén & Snellman käsittelee kerättyjä henkilötietoja Stipendi tulevaisuudelle stipendiohjelman toteuttamiseksi. Stipendi tulevaisuudelle stipendiohjelma on opiskelijoita tukeva ohjelma, jonka tukimuotona on rahallinen stipendi. Stipendi myönnetään valittujen henkilöiden opintojen tukemiseen.

Henkilötietojen käsittely stipendihaun valintaprosessissa on välttämätöntä hakemusten käsittelemiseksi ja stipendiohjelman toteuttamiseksi. Kun hakija on itse täyttänyt stipendiohjelman hakulomakkeen, henkilötietojen käsittely perustuu hakijan suostumukseen. Stipendiohjelmassa on mahdollista myös suositella toista henkilöä stipendin saajaksi. Kun suosittelija täyttää suositteluun suunnatun verkkolomakkeen, suosittelijan henkilötietojen käsittely perustuu suosittelijan suostumukseen. Suositeltavan henkilön osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Suositelluksi tulleelle henkilölle toimitetaan sähköpostitse tieto suosittelusta, suosittelijan nimi, linkki tietosuojaselosteeseen siihen tutustumista varten sekä stipendiohjelman säännöt ja ohjeet.

Rekisterinpitäjä voi julkaista stipendinsaajien nimet verkkosivuillaan ja markkinointikanavissaan oikeutettuun etuun perustuen.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Hakijasta kerätään seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• ikä
• oppilaitos ja opintolinja
• hakijan hakemuksessa antamat mahdolliset muut tiedot
• opintosuoritusote, henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot (vain stipendin saajiksi valituilta henkilöiltä).

Suosittelijan osalta kerätään vain suosittelijan nimi.

4. Henkilötietojen säilytysaika

Hakijan henkilötietoja säilytetään kahden vuoden ajan stipendiohjelman päätyttyä. Maksettujen stipendien osalta tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Suosittelijoiden henkilötiedot poistetaan stipendiohjelman päätyttyä.

5. Mistä rekisterinpitäjä kerää tietoja?

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti hakijalta itseltään, kun hän täyttää stipendiohjelman hakulomakkeen. Stipendiohjelmaan on myös mahdollista suositella toista henkilöä stipendinsaajaksi. Suosittelijaa pyydetään täyttämään erilliselle hakulomakkeelle oman nimensä lisäksi suositeltavan henkilön nimi ja sähköpostiosoite, minkä jälkeen suositelluiksi tulleelle henkilölle lähetetään sähköpostitse tieto suosittelusta, suosittelijan nimi, kutsu täyttämään hakulomake sekä kehotus tutustua tietosuojaselosteeseen ja stipendiohjelman ohjeisiin ja sääntöihin.

6. Kenelle rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja ja siirretäänkö niitä kolmansiin maihin?

Henkilötietojen käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Surveypal Oy toteuttaa hakulomaketoiminnon rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin siitä, että rekisterinpitäjän lukuun toimivat palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä on varmistanut riittävän tietosuojan tason EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti myös tilanteissa, joissa tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä uusia vakiolausekkeita sekä täydentäviä suojatoimia.

7. Miten rekisterinpitäjä suojaa tietoja ja missä niitä säilytetään?

Henkilötiedot säilytetään asianmukaisesti suojatussa tilassa olevilla palvelimilla. Palvelinten teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Henkilötietoihin pääsyä hallitaan työroolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla, ja tiedon käyttöä valvotaan jatkuvasti.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän säilyttämien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

8. Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon?

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröityyn.

9. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisterinpitäjä käsittelee. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskeva virheellinen tieto. Lisäksi rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan jonkin rekisteröityä koskevan tiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein. Tämän kohdan mukaiset pyynnöt tulee esittää tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi.

10. Yhteydenotot

Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen privacy@castren.fi.