Tietosuoja­ilmoitus

Päivitetty 24.11.2023

Tämä tietosuojaseloste kertoo seuraavien henkilöryhmien henkilötietojen käsittelystä:

• asiakkaamme tai tämän edustaja
  
• asiakkaamme vastapuoli tai vastapuolen edustaja
  
• asiakkaamme asiakas
  
• asiakkaan henkilöstön jäsen tai muu sopimuskumppani
  
• toimeksiannon luonteen mukaan muu toimeksiantoon liittyvä henkilö.
  

1. Mitä tietojasi käsittelemme?

Käsittelemme asiakkuuteesi liittyviä tietoja ja toimeksiantoon liittyviä henkilötietojasi, jotka riippuvat kyseisen toimeksiannon luonteesta. Tällaisia tietoja ovat muun muassa

• nimi, syntymäaika ja yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  
• työ- tai palvelussuhteeseen liittyvät tiedot (esimerkiksi organisaatio, tehtävänimike)
  
• sopimussuhteita koskevat tiedot
  
• luottamustoimea ja nimenkirjoitusoikeutta koskevat tiedot
  
• kiinteistön tai muun omaisuuden omistus- tai vuokrasuhdetta koskevat tiedot
  
• kategorisointitiedot (esimerkiksi markkinointikiellot, tapahtumaosallistumiset ja -palautteet, kiinnostuksen kohteet).
  

Joissakin toimeksiannoissa meidän on käsiteltävä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, joita ovat muun muassa

• terveyttä koskevat tiedot
  
• ammattiliiton jäsenyyttä koskeva tieto
  
• rikostuomioihin ja rikkomuksiin sekä turvatoimiin liittyvien henkilöiden henkilötunnus.
  

Käsittelemme kyseisiä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietojasi ainoastaan siinä laajuudessa kuin toimeksiannon hoitaminen tai lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen edellyttää.

2. Miksi käsittelemme tietojasi?

Käsittelemme tietojasi hoitaaksemme toimeksiantoa sekä täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, jotka kohdistuvat meihin asianajotoimintaa harjoittavana osakeyhtiönä.

• Lisäksi käsittelymme tarkoituksena on
  
• kehittää ja tarjota palveluita asiakkaille
• toteuttaa markkinointi- ja myyntitoimenpiteitä
• yksilöidä ja tunnistaa asiakasrekisterissä olevia henkilöitä
• hallinnoida yhteystietoja ja pitää yhteyttä asiakkaisiin
• ylläpitää ja kehittää asiakassuhteita.

3. Miten keräämme tietosi?

Keräämme tietoja

• asiakkaaltamme, sinulta itseltäsi tai sinun edustajaltasi
  
• luottotieto-, yhdistys- tai kaupparekisteristä tai muista vastaavista julkisista rekistereistä
  
• viranomaisilta
  
• julkisista lähteistä
  
• seurantatyökalulla osana mahdollista Know Your Client -prosessia.
  
• Voimme käyttää esimerkiksi Refinitiv World-Check -palvelua tai muita seulontatyökaluja, kun autamme asiakkaantuntemisprosesseissa ja tarkistamme asiakkaamme pyynnöstä rekisteröityjen, esimerkiksi asiakkaan vastapuolten, taustoja.
• Refinitiv World-Check toimii henkilötietoja käsitellessään itsenäisenä rekisterinpitäjänä, ja sen tietosuojaseloste on täällä.

4. Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelymme perustuu

Oikeutettuun etuumme

• Käsittely perustuu toimeksiantotyömme hoitamiseen liittyviin oikeutettuihin etuihimme.
  
• Voimme käsitellä toimeksiantoihin liittyviä tietoja oikeutetun edun perusteella myös oman liiketoimintamme kehittämiseksi.
  

Lakisääteisiin velvoitteisiin

• Olemme asianajajista annetun lain (496/1958) 5 §:n 2 momentissa tarkoitettu asianajotoimintaa harjoittava osakeyhtiö, joka toimii Suomen Asianajajaliiton hallituksen luvalla ja valvonnan alaisena. Meitä koskevat soveltuvin osin asianajajista annetun lain sekä muun lainsäädännön mukaiset velvoitteet, mukaan lukien Suomen Asianajajaliiton laatimat hyvää asianajajatapaa koskevat ohjeet.
  
• Meitä koskevat rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain ja EU:n asetuksilla säädettyjen taloudellisten pakotteiden mukaiset velvoitteet. Jotta voimme noudattaa niitä, käsittelemme henkilötietojasi muun muassa
  
• asiakkaan tai asiakkaan edustajan tunnistamiseksi ja henkilöllisyyden todentamiseksi rahanpesua ja terrorismin rahoittamista koskevan riskiarvion tekemiseksi
  
• pakotteiden tarkastamiseksi ja raportoimiseksi.
  

Asiakkaan oikeutettuun etuun

• Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely ei perustu lakisääteisiin velvoitteisiimme, käsittely perustuu seuraaviin asiakkaan oikeutettuihin etuihin:
  
• turvata oikeutensa ja omaisuutensa suoja
  
• sopimusjärjestelyihin liittyvät edut
  
• laatia oikeusvaateita ja käyttää asiamiestä oikeuksien ja etujen valvonnassa sekä riita- ja rikosasioiden käsittelyssä tuomioistuimissa.
  

Sopimuksen täytäntöönpanoon tai toteuttamiseen

• Jos olet henkilöasiakas, henkilötietojesi käsittely perustuu meidän välisen sopimuksen täytäntöönpanoon tai toteuttamiseen.
  

5. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Toimeksiannon aikana

• käsittelemme henkilötietojasi aktiivisesti hoitaessamme toimeksiantoa, johon tietosi liittyvät.
  

Toimeksiannon jälkeen

• arkistoimme toimeksiantoihin liittyvät henkilö- ja asiakastietosi yhden vuoden kuluessa toimeksiannon päättymisestä, minkä jälkeen säilytämme tietojasi arkistossa Suomen Asianajajaliiton antaman suosituksen mukaisesti kymmenen vuoden ajan.
  

6. Kuka käsittelee tietojasi?

Luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille ainoastaan, jos toimeksiannon hoitaminen tai lakisääteiset velvoitteemme sitä edellyttävät.

• Toimeksiannon hoitaminen saattaa edellyttää esimerkiksi tietojen luovuttamista toiselle asiakkaalle tai viranomaiselle.
  
• Lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista esimerkiksi Suomen Asianajajaliitolle tai viranomaiselle.