Tietosuoja­seloste

Päivitetty 24.11.2023

Tämä tietosuojaseloste kertoo seuraavien henkilöryhmien henkilötietojen käsittelystä:

• työntekijämme
  
• asiakkaamme tai tämän edustaja
  
• asiakkaamme vastapuoli tai vastapuolen edustaja
  
• asiakkaamme asiakas
  
• asiakkaamme henkilöstön jäsen tai muu sopimuskumppani
  
• muu toimeksiantoon liittyvä henkilö.
  

1. Mitä tietojasi käsittelemme?

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• nimi (mukaan lukien entiset nimet), yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  
• henkilötunnus tai syntymäaika
  
• kansalaisuus
  
• työ- tai palvelussuhteeseen liittyvät tiedot (esimerkiksi organisaatio, tehtävänimike)
  
• sisäpiiriläisen tehtävä ja syy, miksi henkilö on merkitty sisäpiiriluetteloon
  
• tieto asemasta yhtiön johdossa tai hallituksen jäsenyydestä
  
• kopio passista tai ajokortista tai kyseisen asiakirjan tunnistetiedot
  
• omistus- ja sidostiedot
  
• liiketoimia koskevat tiedot
  
• tieto siitä, onko henkilö tällä hetkellä tai onko hän aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö tai tällaisen henkilön perheenjäsen tai yhtiökumppani
  
• tieto siitä, kohdistuuko henkilöön EU:n pakotteita.
  

Käsittelemme yllä kuvattuja tietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen edellyttää.

2. Miksi käsittelemme tietojasi?

Meitä koskevat seuraavan sääntelyn mukaiset velvoitteet:

• asianajajista annettu laki
  
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettu laki
  
• EU:n asetuksilla säädetyt taloudelliset pakotteet
  
• EU:n markkinoiden väärinkäyttöasetus (”MAR-asetus”)
  
• markkinoiden väärinkäytöstä määrättävistä rikosoikeudellista seuraamuksista annettu direktiivi (”MAD II -direktiivi”)
  
• osakeyhtiölaki.
  

Käsittelemme tässä rekisterissä olevia henkilötietoja edellä mainitun sääntelyn vuoksi muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• henkilön tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen
  
• asiakkaan yksinkertaistettu tai tehostettu tunteminen
  
• yhtiön tosiasiallisten edunsaajien tunnistaminen
  
• asiakassuhteen seuranta
  
• asiakassuhteeseen liittyvien varojen alkuperän selvittäminen
  
• rahanpesua ja terrorismin rahoittamista koskevan riskiarvion tekeminen
  
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen tunnistaminen, estäminen, paljastaminen ja selvittäminen sekä niihin liittyvien rikosten saattaminen tutkintaan
  
• asiakassuhteen aloittamisen hyväksyminen
  
• asiakkaan edustajan toimintavaltuuden varmistaminen
  
• sisäpiiriluettelon ylläpito
  
• pakotteiden tarkastaminen ja raportointi
  
• osake- ja osakasluettelon ylläpito
  
• yhtiökokouksen ja siihen liittyvien velvollisuuksien toteuttaminen
  
• osakeyhtiön hallitusta koskevien tietojen kerääminen ja ylläpito.
  

3. Miten keräämme tietosi?

Tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

• sinulta tai edustajaltasi
  
• yhdistys-, säätiö- tai kaupparekisteristä tai muista vastaavista julkisista rekistereistä
  
• viranomaisilta sekä julkisista lähteistä, kuten internetistä
  
• seurantatyökalulla osana mahdollista Know Your Client (KYC) -prosessia.
  
• Voimme käyttää asiakkaan tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi KYC-prosesseissa seulontatyökaluja, kuten Refinitiv World-Check -palvelua, tarkistaaksemme rekisteröityjen, esimerkiksi mahdollisten asiakkaiden ja niiden edustajien, taustoja.
• Refinitiv World-Check toimii henkilötietoja käsitellessään itsenäisenä rekisterinpitäjänä, ja sen tietosuojaseloste on täällä.

4. Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelymme perustuu lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen.

5. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Tietojen säilytysaika riippuu tietojen luonteesta:

• Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain ja EU:n asetuksilla säädettyjen taloudellisten pakotteiden perusteella käsiteltäviä tietoja säilytetään viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoimen suorittamisesta.
  
• MAR-asetuksen ja MAD II -direktiivin mukaisia sisäpiiriluetteloita ja niihin liittyviä tietoja säilytetään viisi vuotta luettelon viimeisimmästä päivityksestä.
  
• Osakeyhtiölain perusteella käsiteltäviä tietoja, kuten osakasluettelon tietoja, säilytetään koko toimintamme ajan. Hallituksemme jäsenen ja toimitusjohtajan mahdollista poliittista vaikutusvaltaisuutta koskeva tieto poistetaan rekisteristä hallituksen jäsenyyden tai toimitusjohtajuuden päättyessä.
  

6. Kuka käsittelee tietojasi?

Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille, esimerkiksi Finanssivalvonnalle tai muulle viranomaiselle, ainoastaan, jos lakisääteiset velvoitteemme sitä edellyttävät.