29.5.2015

Ohjelmistokäyttäjä lisenssiauditoinnin panttivankina

Ohjelmistojen käyttäminen liiketoiminnassa ei merkitse aina pelkästään liiketoiminnan kehittämistä. Siihen voi kuulua myös epämiellyttäviä tilanteita, jotka saavat ohjelmiston käyttäjän tuntemaan olonsa panttivangiksi. Miten pankkivanki pääsee vapaaksi? Miten näiltä tilanteilta vältytään?

Lisenssiauditoinnissa ohjelmistoyhtiö etsii lisäkorvauksen mahdollisuuksia

Ohjelmistojen lisenssikauppa on siis jäämässä katoavaksi kansanperinteeksi. Kun lisenssikauppa ehtyy, ohjelmistoyhtiöt voivat hankkia tuloja vanhoilta asiakkailtaan lisenssiauditoinnilla. Lisenssiauditoinnissa selvitetään, kuinka asiakas käyttää ohjelmistoa.

Auditointi koskee tyypillisesti systeemi-integraattorien konesaleihin tai työntekijöiden tietokoneille asennettuja ohjelmistoja, jotka on usein hankittu vuosia sitten ja joihin on liiketoiminnan kasvaessa hankittu lisäosia monenlaisilla sopimuksilla ja hinnoittelumalleilla. Lisenssit, ohjelmistoversiot ja käyttäjämäärät saattavat olla iloisesti sekaisin, tai sitten kenelläkään ei ole niistä selkeää käsitystä. 

Lisenssiauditoinnissa ohjelmistoyhtiö voi löytää asiakkaaltaan esimerkiksi liikaa asennettuja lisenssejä (käyttäjämäärä on ylitetty) tai lisenssiehtojen vastaisesti asennettuja ohjelmistoja (ohjelmisto on asennettu erilaiseen tekniseen ympäristöön kuin se alun perin lisensioitiin). Ohjelmistoyhtiö saattaa havaita myös muuta mielestään lisenssiehtojen vastaista käyttöä, kuten esimerkiksi ohjelmiston epäsuoraa käyttöä. Silloin se laskee ohjelmiston käyttäjiksi kaikki mahdolliset tahot, mikäli ne ovat jotenkin yhteydessä ohjelmistoon.

Epäsuoran käytön ongelma liittyy erityisesti toiminnanohjausjärjestelmien lisensseihin. Lähes kaikki yrityksen tietojärjestelmät ovat yhteydessä toiminnanohjausjärjestelmään. Ohjelmistoyhtiö saattaa sen vuoksi väittää, että toiminnanohjausjärjestelmän lisenssin tarvitsee myös jokainen yhtiön järjestelmiä käyttävä työntekijä, konsultti ja yhteistyökumppani. Saattaa jopa sattua, että ohjelmistoyhtiö vetoaa auditointihavaintojen perusteella tekijänoikeusloukkaukseen tai muuttuneisiin sopimusehtoihin, joiden se väittää korvanneen ohjelmistohankinnan alkuperäiset sopimusehdot.

Auditointi johtaa usein sovintoneuvotteluihin

Auditoinnin ”löydökset” saattavat olla hyvin tarkoitushakuisia tai perusteiltaan epäselviä. Valitettavan usein auditoija vaatii korvausta vaikeaselkoisen laskentalogiikan perusteella ilman yhteyttä todelliseen vahinkoon.

Auditointiin perustuvat vaatimukset saattavat olla huikeita mutta lopulliset sovintokorvaukset silti maltillisia. On asiakkaan onni, että Suomessa vahingonkorvaus ei voi perustua keinotekoiseen laskentasääntöön, vaan väitetyt vahingot tulee näyttää toteen. Auditoinnista päädytäänkin usein sovintoneuvotteluihin, koska ohjelmiston toimittaja ja käyttäjä ovat vahvasti eri mieltä auditoinnin seurauksista.

Sovintoneuvotteluissa on syytä pitää pää kylmänä. Ohjelmistoyhtiö ei välttämättä edes tavoittele alun perin vaatimaansa täyttä korvausta, vaan ylipäätään jonkinlaista korvausta. Neuvotteleminen kannattaa lähes aina, sillä neuvotteluissa saavutettu lopputulos on yleensä parempi kuin alkuperäiseen vaatimukseen suostuminen.

On myös mahdollista, että toimittaja luopuu kaikista vaatimuksistaan, mikäli käyttäjä suostuu vaihtamaan perinteisen lisenssinsä ohjelmistoyhtiön uuteen liiketoimintamalliin, esimerkiksi pilvipalveluun. Tämä vaihtoehto voi tuntua käyttäjälle houkuttelevalta. On kuitenkin hyvä harkita huolellisesti, miten tarjottu ratkaisu soveltuu yhtiön liiketoimintaan. Vaikkei yhtiö haluaisi tai voisi siirtyä uuteen toimitusmalliin, se voi yleensä päästä yhteisymmärrykseen lisenssikorvauksista myyjän kanssa maksamatta täyttä vaatimuksen mukaista hintaa.

Varaudu auditointiin jo lisenssikauppaa harkitessasi

Asiakkaan on hyvä ymmärtää, että ohjelmistoyhtiölle lisenssiauditointi on muutakin kuin ohjelmiston käytön valvontaa: auditointi on osa ohjelmistoalan liiketoimintaa ja tapa tehdä puhdasta voittoa. Siksi auditointiin on hyvä varautua ennakolta, jo ohjelmiston lisensointia harkittaessa.

Viimeistään nyt olisi aika luopua ajatuksesta, että valmisohjelmistot on ostettava niillä ehdoilla, joita ohjelmistotoimittaja ensimmäisenä ehdottaa. Valmisohjelmistoa ei kannata ostaa kuin sikaa säkissä. Terävä ostaja arvioi neuvotteluasemansa ja neuvottelee sopimuksesta mahdollisuuksiensa mukaan.

Auditointien näkökulmasta asiakkaan kannattaisi sopimusneuvotteluissa vaatia järkeviä auditointiehtoja, jottei toimittaja voi myöhemmin pitää asiakasta ”panttivankinaan” ja vaatia kovia korvauksia lisenssinvastaisesta käytöstä. Kun jo sopimusneuvotteluissa varautuu tulevaisuuteen, ohjelmiston elinkaaren aikana säästyy vaivaa ja kuluja ja lisenssiauditointien lopputuloksia on helpompaa ennakoida.