30.10.2018

Uudistuva huoneistotietojärjestelmä vie osakekirjat sähköiseen rekisteriin

Ensi vuoden alussa suunnitellusti voimaantuleva sähköinen huoneistotietojärjestelmä tarkoittaa asunto-osakeyhtiön ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön paperisista osakekirjoista luopumista. Uudistuksen tavoitteena on luoda luotettava kirjaamisjärjestelmä ja poistaa paperisten osakekirjojen säilyttämiseen liittyvät riskit sekä parantaa osakkeiden vaihdantaa ja vakuuskäyttöä.

Muutos koskee niitä asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä, joihin sovelletaan asunto-osakeyhtiölakia. Lain soveltamisen ulkopuolelle jäävät ne keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt, joihin sovelletaan sen yhtiöjärjestyksen perusteella osakeyhtiölakia.

Samalla on tarkoitus muuttaa yritys- ja yhteisötietolakia siten, että asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöyhtiöt tekevät jatkossa perustamisilmoituksen aina sähköisesti. Näin uudistuksella mahdollistetaan entistä sähköisempi menettely yhtiöiden perustamisessa ja omistusoikeuden siirtämisessä.

Eri viranomaiset ovat tehneet selvitystyötä uudistuksen mahdollistamisesta jo vuodesta 2004 lähtien ja nyt on vireillä uudistuksen ensimmäinen vaihe.

Osakehuoneistorekisteristä ajantasaiset tiedot osakkeenomistajista

Huoneistojärjestelmän toteuttamiseksi on tarkoitus perustaa Maanmittauslaitoksen ylläpitämä kirjaamisjärjestelmä – osakehuoneistorekisteri. Rekisteriin kirjataan asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöyhtiöiden osakkeiden omistajaa koskevat tiedot, panttioikeutta koskevat tiedot ja hakemuksesta myös muita osakkeeseen tai sen tuottamaan hallintaoikeuteen kohdistuvia tietoja.

Uudistus poistaa siis asunto-osakeyhtiöiltä ja keskinäisiltä kiinteistösakeyhtiöiltä velvoitteen ylläpitää osakeluetteloa. Maanmittauslaitos mitätöi paperiset osakekirjat viran puolesta kirjaamisen yhteydessä.

Kirjaamisjärjestelmä on tärkeä parannus aiempaan, sillä rekisterimerkinnöillä on julkinen luotettavuus, jonka varmistaa viranomaisen ankara vahingonkorvausvastuu tietojen oikeellisuudesta. Rekisteri on siis ajantasainen tietolähde asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöyhtiöiden osakkeenomistajista. 

Asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tiedot rekisteriin

Lain voimaantulon jälkeen perustettavat asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt tulevat uuden järjestelmän piiriin automaattisesti niiden tehtyä perusilmoituksen patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin. Sieltä tiedot yhdistetään osakehuoneistorekisteriin.

Rekisteriin kirjataan saanto sen hakemuksesta, jolle saanto on siirtynyt ja osakkeensaajan tulisi hakea saantoa aina, kun osake luovutetaan eteenpäin. Saannon kirjaaminen edellyttää luonnollisesti osakkeenomistajan suostumusta.

Ennen lain voimaantuloa perustetuilla asunto-osakeyhtiöillä on velvollisuus ja keskinäisillä kiinteistöyhtiöillä on mahdollisuus liittyä osakehuoneistorekisteriin.

Ennen lain voimaantuloa perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on liityttävä rekisteriin määräajassa. Asunto-osakeyhtiöiden tiedot siirretään rekisteriin siirtämällä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle, jonka jälkeen yhtiöiden tulee määräajassa ilmoittaa Maanmittauslaitokselle rekisterin toiminnan kannalta tarpeelliset vähimmäistiedot, joita ovat muun muassa osakeluettelotiedot.

Ilmoituksen tekeminen kuuluu yhtiön hallituksen toimivaltaan, joten se ei edellytä yhtiöjärjestyksen muutosta. Yhtiön on viipymättä ilmoitettava siirrosta osakkeenomistajille. Ilmoitus on tehtävä samalla tavoin kuin kutsu yhtiökokoukseen on lain mukaan toimitettava.

Ennen lain voimaantuloa perustettujen keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tulee tehdä yhtiöjärjestyksen muutos liittyäkseen rekisteriin. Kun yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity kaupparekisteriin, tulee yhtiön viipymättä ilmoittaa osakeluettelotiedot merkittäväksi osakehuoneistorekisteriin.

Lakiuudistus on vasta ensimmäinen vaihe osakehuoneistorekisteriin siirtymisessä. Rekisterin tietosisältöä tullaan vielä laajentamaan ja yhtiöiden tietoja muuttamaan vaiheittain sähköisempään muotoon.

Latest references

We successfully represented Trety AB in a dispute and settlement negotiations concerning an agreement for development and production of communication devices for the healthcare sector. Eventually, the parties reached an amicable settlement to the full satisfaction of our client and thus the parties avoided an extensive arbitral proceeding. Trety AB is a global company that provides its customers with solutions for development, industrialization and production of electronics. Trety AB has over 30 years’ experience from IT, electronics and telecommunication industries.
Case published 11.2.2025
We advised a financier consortium including OP Corporate Bank plc, Nordea Bank Abp, and Skandinaviska Enskilda Banken AB in a leveraged financing arrangement for Vexve, a company owned by DevCo Partners Oy. The financing included EUR 143 million acquisition, refinancing and other facilities for, among other things, the financing of Vexve’s acquisition of Denmark-based Frese A/S, a leading manufacturer of dynamic balancing valves for hydronic networks. Vexve’s combined turnover after the completion of the transaction will be ca. EUR 200 million. Vexve is the leading European provider of valve solutions for the energy sector and selected energy-intensive industries.
Case published 7.2.2025
Castrén & Snellman is acting as the legal advisor to the City of Pori and Pori Energia Oy in the finance arrangement whereby debt facilities in the total amount of EUR 292 million are secured for the purpose of refinancing the existing liabilities and fuelling the future growth of Pori Energia. Pori Energia and its financiers signed a Finnish law governed facilities agreement for this purpose on 13 January 2025. Pori Energia, a multi-utility company, operates in various sectors including district heating, electricity distribution, and electricity generation through CHP and renewable sources. The company also provides wind power services and industrial energy solutions in the Satakunta region where it has c. 60,000 customers.
Case published 6.2.2025
We advised Sanok Rubber Company S.A. in connection with a transaction where the Polish International Development Fund 2 FIZ AN acquired 30% of the shares in Teknikum Group Ltd from Sanok Rubber Company S.A. Teknikum Group is a European polymer technology company serving industrial customers in need of reliable rubber, plastic, silicone, polyurethane, and foam solutions. The group has approximately 600 employees and operates four production plants in Finland and one in Hungary, and a sales office in Germany. Sanok Rubber Company S.A. is the European leader in the field of rubber products, rubber-to-metal articles and combination of rubber with other materials for the automotive, construction, agriculture, pharmacy and household appliances. Sanok Rubber Company S.A. is listed on the Warsaw Stock Exchange and employs more than 3,000 people in Europe and North America. Polish International Development Fund 2 FIZ AN is one of two specialised foreign expansion funds managed by PFR TFI. The fund’s aim is to co-finance foreign investments of Polish companies. We advised Sanok Rubber Company S.A. together with the Polish law firm Rymarz Zdort Maruta.
Case published 3.2.2025