30.10.2018

Uudistuva huoneistotietojärjestelmä vie osakekirjat sähköiseen rekisteriin

Ensi vuoden alussa suunnitellusti voimaantuleva sähköinen huoneistotietojärjestelmä tarkoittaa asunto-osakeyhtiön ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön paperisista osakekirjoista luopumista. Uudistuksen tavoitteena on luoda luotettava kirjaamisjärjestelmä ja poistaa paperisten osakekirjojen säilyttämiseen liittyvät riskit sekä parantaa osakkeiden vaihdantaa ja vakuuskäyttöä.

Muutos koskee niitä asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä, joihin sovelletaan asunto-osakeyhtiölakia. Lain soveltamisen ulkopuolelle jäävät ne keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt, joihin sovelletaan sen yhtiöjärjestyksen perusteella osakeyhtiölakia.

Samalla on tarkoitus muuttaa yritys- ja yhteisötietolakia siten, että asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöyhtiöt tekevät jatkossa perustamisilmoituksen aina sähköisesti. Näin uudistuksella mahdollistetaan entistä sähköisempi menettely yhtiöiden perustamisessa ja omistusoikeuden siirtämisessä.

Eri viranomaiset ovat tehneet selvitystyötä uudistuksen mahdollistamisesta jo vuodesta 2004 lähtien ja nyt on vireillä uudistuksen ensimmäinen vaihe.

Osakehuoneistorekisteristä ajantasaiset tiedot osakkeenomistajista

Huoneistojärjestelmän toteuttamiseksi on tarkoitus perustaa Maanmittauslaitoksen ylläpitämä kirjaamisjärjestelmä – osakehuoneistorekisteri. Rekisteriin kirjataan asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöyhtiöiden osakkeiden omistajaa koskevat tiedot, panttioikeutta koskevat tiedot ja hakemuksesta myös muita osakkeeseen tai sen tuottamaan hallintaoikeuteen kohdistuvia tietoja.

Uudistus poistaa siis asunto-osakeyhtiöiltä ja keskinäisiltä kiinteistösakeyhtiöiltä velvoitteen ylläpitää osakeluetteloa. Maanmittauslaitos mitätöi paperiset osakekirjat viran puolesta kirjaamisen yhteydessä.

Kirjaamisjärjestelmä on tärkeä parannus aiempaan, sillä rekisterimerkinnöillä on julkinen luotettavuus, jonka varmistaa viranomaisen ankara vahingonkorvausvastuu tietojen oikeellisuudesta. Rekisteri on siis ajantasainen tietolähde asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöyhtiöiden osakkeenomistajista. 

Asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tiedot rekisteriin

Lain voimaantulon jälkeen perustettavat asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt tulevat uuden järjestelmän piiriin automaattisesti niiden tehtyä perusilmoituksen patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin. Sieltä tiedot yhdistetään osakehuoneistorekisteriin.

Rekisteriin kirjataan saanto sen hakemuksesta, jolle saanto on siirtynyt ja osakkeensaajan tulisi hakea saantoa aina, kun osake luovutetaan eteenpäin. Saannon kirjaaminen edellyttää luonnollisesti osakkeenomistajan suostumusta.

Ennen lain voimaantuloa perustetuilla asunto-osakeyhtiöillä on velvollisuus ja keskinäisillä kiinteistöyhtiöillä on mahdollisuus liittyä osakehuoneistorekisteriin.

Ennen lain voimaantuloa perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on liityttävä rekisteriin määräajassa. Asunto-osakeyhtiöiden tiedot siirretään rekisteriin siirtämällä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle, jonka jälkeen yhtiöiden tulee määräajassa ilmoittaa Maanmittauslaitokselle rekisterin toiminnan kannalta tarpeelliset vähimmäistiedot, joita ovat muun muassa osakeluettelotiedot.

Ilmoituksen tekeminen kuuluu yhtiön hallituksen toimivaltaan, joten se ei edellytä yhtiöjärjestyksen muutosta. Yhtiön on viipymättä ilmoitettava siirrosta osakkeenomistajille. Ilmoitus on tehtävä samalla tavoin kuin kutsu yhtiökokoukseen on lain mukaan toimitettava.

Ennen lain voimaantuloa perustettujen keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tulee tehdä yhtiöjärjestyksen muutos liittyäkseen rekisteriin. Kun yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity kaupparekisteriin, tulee yhtiön viipymättä ilmoittaa osakeluettelotiedot merkittäväksi osakehuoneistorekisteriin.

Lakiuudistus on vasta ensimmäinen vaihe osakehuoneistorekisteriin siirtymisessä. Rekisterin tietosisältöä tullaan vielä laajentamaan ja yhtiöiden tietoja muuttamaan vaiheittain sähköisempään muotoon.