Tietosuojaseloste – Castrén & Snellmanin 135. juhlavuoden stipendiohjelma

Laatimispäivä 15.3.2023

1 Rekisterinpitäjä

Castrén & Snellman

Y-tunnus: 0103602-1

Käyntiosoite: Eteläesplanadi 14, 00130 Helsinki

Postiosoite: PL 233

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittelemme kerättyjä henkilötietoja stipendiohjelman toteuttamiseksi. Stipendiohjelman tarkoituksena on palkita rahastipendein nuoria, jotka ovat aktiivisia yhteiskunnallisen vaikuttamisen saralla. Stipendi myönnetään valittujen henkilöiden opintojen tukemiseen.

Henkilötietojen käsittely stipendihaun valintaprosessissa on välttämätöntä hakemusten käsittelemiseksi ja stipendiohjelman toteuttamiseksi. Kun hakija on itse täyttänyt stipendiohjelman hakulomakkeen, henkilötietojen käsittely perustuu hakijan suostumukseen. Stipendiohjelmassa on mahdollista myös suositella toista henkilöä stipendin saajaksi. Kun suosittelija täyttää suositteluun suunnatun verkkolomakkeen, suosittelijan henkilötietojen käsittely perustuu suosittelijan suostumukseen. Suositeltavan henkilön osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Suositelluksi tulleelle henkilölle toimitetaan sähköpostitse tieto suosittelusta, suosittelijan nimi ja linkki tietosuojaselosteeseen tutustumiseksi sekä stipendiohjelman säännöt & ohjeet.

Rekisterinpitäjä voi julkaista stipendinsaajien nimet verkkosivuillaan ja markkinointikanavissaan oikeutettuun etuun perustuen.

3 Rekisterin tietosisältö

Hakijasta kerätään seuraavia henkilötietoja:

Nimi
Ikä
Osoite
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Oppilaitos ja opintolinja
Hakijan hakemukseen antamat mahdolliset muut tiedot
Opintosuoritusote, henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot (stipendin saajiksi valituilta henkilöiltä)

Suosittelijasta kerätään vain nimi.

4 Henkilötietojen säilytysaika

Hakijan henkilötietoja säilytetään kahden vuoden ajan stipendiohjelman päätyttyä. Maksettujen stipendien osalta tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

Suosittelijoiden henkilötiedot poistetaan stipendiohjelman päätyttyä.

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään hänen täyttäessään hakulomakkeen stipendiohjelmaan. Stipendiohjelmaan on mahdollista myös suositella toista henkilöä stipendinsaajaksi. Suosittelijaa pyydetään täyttämään erilliselle hakulomakkeelle oman nimensä lisäksi suositeltavan henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jonka jälkeen suositelluiksi tulleet henkilöt saavat sähköpostitse tiedon suosittelusta, suosittelijan nimen ja kutsun hakulomakkeen täyttämiseksi sekä tietosuojaselosteeseen ja stipendiohjelman ohjeisiin & sääntöihin tutustumiseksi.

6 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Henkilötietojen käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Surveypal Oy toteuttaa hakulomaketoiminnon lukuumme. Huolehdimme sopimuksin siitä, että lukuumme toimivat palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

7 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Olemme varmistaneet riittävän tietosuojan tason EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti myös tilanteissa, joissa tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä uusia vakiolausekkeita sekä tarvittaessa täydentävillä suojatoimilla.

8 Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tieto säilytetään asianmukaisesti suojatussa tilassa olevilla palvelimilla. Palvelinten teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Tietoon pääsyä hallitaan työroolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla ja tiedon käyttöä valvotaan jatkuvasti.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän säilyttämien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

9 Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröityyn.

10 Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

11 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen privacy@castren.fi.