Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Laatimispäivä 23.5.2018

Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy (”C&S”)
Y-tunnus: 0103602-1
Käyntiosoite: Eteläesplanadi 14, 00131 Helsinki
Postiosoite: PL 233, 00131 Helsinki
Puhelin: 020 7765 765

Rekisterin nimi

C&S:n työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu C&S:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla C&S:n ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen C&S:n ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Lisäksi C&S voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan C&S:lle, häntä ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.

Rekisterin tietosisältö

C&S käsittelee työnhakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi

  • nimi
  • syntymäaika
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • peruskoulutus ja tutkinnot suoritusajankohtineen
  • muu suoritettu koulutus
  • erityisosaaminen
  • kielitaito
  • nykyinen tehtävä ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
  • suosittelijat
  • videohaastattelutallenne
  • muut työnhakijan C&S:lle luovuttamat tiedot (esim. todistuskopiot).

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

C&S ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. C&S:lle palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa kuitenkin olla pääsy tietoihin. C&S huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin C&S:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Hakijan tietoja voidaan käsitellä C&S:n Venäjän-toimistoissa siinä tapauksessa, että haku kohdistuu Venäjän-toimiston työtehtävään. Näissä tilanteissa riittävä tietosuojan taso on turvattu EU:n laatimien mallisopimuslausekkeiden avulla. Muissa tilanteissa emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

C&S käsittelee työnhakijan henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen C&S:n oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.

Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin C&S:n ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen.

Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun C&S:n velvoitteen täyttämiseksi.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Tieto säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Tietoon pääsyä hallitaan työroolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva rekisterin tarkoituksen vastainen virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, korjaus- tai poistopyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään työntekijän ja C&S:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen privacy@castren.fi.

Muutokset rekisteriselosteeseen

C&S voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Muutokset käydään läpi työntekijöiden kanssa yhteistoimintamenettelyssä, mikäli soveltuva lainsäädäntö sitä vaatii. Rekisteriselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkastaa säännöllisesti.