24.5.2021

Etätöistä hybridiaikaan – mitä työnantajan on hyvä tietää?

Suuri osa suomalaisista siirtyi viime keväänä viranomaissuosituksen myötä toimistolta etätyöhön lähes yhden yön aikana. Etätyöskentely lisääntyi hetkessä merkittävästi erityisesti asiantuntijatyössä.

Nyt organisaatioissa ollaan palaamassa normaalitilanteeseen, eikä etätyö enää tulevaisuudessa perustu poikkeusoloihin ja viranomaisten suosituksiin. Työoikeuden näkökulmasta muutokseen liittyy useita huomionarvoisia seikkoja, jotka työnantajan on hyvä ottaa huomioon.

Etätyö ja siitä sopiminen

Etätyöllä tarkoitetaan joustavaa, vapaaehtoisuuteen ja sovittuihin sääntöihin perustuvaa työskentelyä, jossa työtä tehdään kokoaikaisesti tai osittain varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Etätyötä koskevat samat työlainsäädännön säännökset kuin perinteistä työpaikalla tehtyä työtäkin.

Vapaaehtoisesta etätyöskentelystä ei välttämättä tarvitse tehdä erillistä työsopimusta. Työnantajan on kuitenkin suositeltavaa tehdä kirjallinen etätyöohjeistus, koska yli kuukauden pituisissa työsuhteissa työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus antaa selvitys työnteon keskeisistä ehdoista.

Kirjallisella ohjeistuksella voidaan välttää työsuhteen ehtoja koskevat epäselvyydet, jotka kääntyvät erimielisyystilanteessa herkästi työnantajan vahingoksi. Pitkään jatkuneet, kirjaamattomat käytännöt voivat vakiintua työsuhteen ehdoiksi, joita työnantaja ei enää yksipuolisesti pysty muuttamaan.

Etätyöohjeistuksessa kannattaa käsitellä ainakin seuraavia asioita:

  • Miten usein etätyötä saa tehdä
  • Edellyttääkö etätyö ilmoitusta tai esimiehen erillistä suostumusta
  • Missä paikoissa etätyötä saa tehdä
  • Miten nopeasti työntekijän on oltava tavoitettavissa ja mitä kautta
  • Mahdollinen velvollisuus tulla varsinaiselle työntekopaikalle ja missä ajassa
  • Työaika
  • Työvälineet ja niiden mahdollinen korvaaminen
  • Missä tilanteissa etätyön tekeminen voi päättyä
  • Tietosuoja ja salassapitovelvollisuus
  • Poissaoloista ilmoittamisen käytännöt etätöissä

Voiko työntekijän velvoittaa etätyöhön?

Etätyöstä puhuttaessa nousee esille myös kysymys siitä, voiko työnantaja velvoittaa työntekijän etätyöhön. Lähtökohtaisesti työsopimuksessa sovittu työntekopaikka sitoo työnantajaa myös etätöiden suhteen. 

Työnantaja ei siis voi yksipuolisesti velvoittaa työntekijää normaalioloissa etätöihin, jos siitä ei ole työsopimuksessa sovittu. Poikkeuksena tästä voi olla tilanne, jossa työnantaja päättää luopua kiinteästä toimipaikastaan kokonaan.

Tällöin voisi syntyä TSL 7:3 §:n mukainen tuotannollinen peruste. Etätyöskentelyyn siirtymistä ja kiinteästä toimipaikasta luopumista koskeva suunnitelma olisi käsiteltävä yhteistoimintaneuvotteluissa, ja siihen voitaisiin siirtyä irtisanomisaikoja noudattamalla.

Etätyö ja tasapuolinen kohtelu

Työnantajalla on velvollisuus kohdella työntekijöitä tasapuolisesti, ellei siitä poikkeaminen ole työntekijöiden tehtävät ja asema huomioon ottaen perusteltua. Etätyötä koskevat säännöt ja ohjeistukset voivat siis olla eri tehtävissä toimiville työntekijöille erilaisia, kunhan erilaiselle kohtelulle on objektiiviset ja hyväksyttävät syyt.

Hyväksyttävänä syynä voidaan pitää esimerkiksi työtehtävien sisältöä ja luonnetta sekä työsuorituksen laatua.

Työnantaja voi asettaa etätyölle myös rajoituksia. Työnantaja voi esimerkiksi edellyttää, että työpaikalla on aina tietty määrä työntekijöitä, tai kieltää etätyön väärinkäytöstilanteessa, jos työntekijä ei noudata työnantajan etätyöohjeistusta.

Etätyö ulkomailla

Työnantajan ei lähtökohtaisesti tarvitse sallia etätyöskentelyä ulkomailla. Työnantajalla on oikeus edellyttää, että työntekijä tekee etätöitä paikassa, josta hän pystyy palaamaan työpaikalle tietyn aikarajan puitteissa. Työnantajalla on myös oikeus edellyttää, että työtehtävät hoidetaan säännöllisen työajan tai liukumien rajoissa. Mahdolliset aikaerot eivät siis ole peruste poiketa sovituista työajoista.

Tilapäiseksi tarkoitettu työskentely ulkomailla ei vaikuta siihen, että työsuhteeseen sovelletaan Suomen työlainsäädäntöä. Jos kyse on pysyvämmästä etätyöstä ulkomailla, työantajan pitää varmistaa, minkä maan työlainsäädäntöä työsuhteeseen sovelletaan.

Lisäksi on sekä työnantajan että työntekijän kannalta äärettömän tärkeää varmistua etukäteen siitä, millä tavoin työntekijän sosiaaliturva määräytyy ulkomailla työskentelyn aikana eli minkä maan sosiaaliturvaa koskevat säännökset soveltuvat etätöihin.

Työturvallisuus ja jaksaminen

Etätyöskentelyssä työnantajan mahdollisuudet työsuhteiden valvomiseen ja työntekijöiden kuormittumisen seuraamiseen ovat rajalliset. Tällöin korostuu työntekijän oma vastuu esimerkiksi riittävistä lepoajoista. Työnantajan on hyvä muistuttaa työntekijöitä jaksamisesta huolehtimisesta esimerkiksi kyselyin ja keskusteluin.

Työnantajan ottama tapaturmavakuutus koskee myös etätyötä, mutta etätyössä se on sidotumpaa työtilaan kuin varsinaisella työpaikalla. Tämä on hyvä huomioida, ja tarpeen tullen työnantajan tai työntekijän kannattaa täydentää tapaturmavakuutusta vapaaehtoisella vakuutuksella.