19.8.2021

Tikittääkö nykyinen työaikasääntely viimeisiään? EU:ssa yritystä työaikasääntelyn uudistamiselle

Työaikakirjanpitoa on totuttu pitämään hyvin teknisenä asiana, joka on hoidettava, vaikka nykyisin työelämässä korostuvatkin tuntien kirjaamisen sijasta joustavat järjestelyt ja työn tulokset. Tähän vakaaseen oikeustilaan voi lähivuosina olla tulossa muutoksia EU:n suunnalta.

Nyt siis käsi sydämelle: tiedätkö jo, millainen on EU:n työaikadirektiivin mukainen työaikakirjanpito, joka on objektiivinen, luotettava ja johon kaikilla asianomaisilla tahoilla on pääsy?

Voin tässä kohtaa paljastaa, että näiden kriteerien sisältöä ei tiedä tarkalleen vielä kovin moni muukaan. Silti Euroopan unionin tuomioistuimen (EUT) ennakkoratkaisun C-55/18 perusteella kaikkien työnantajien työaikakirjanpidon tulisi täyttää kolme yllä mainittua kriteeriä. Tässä ennakkoratkaisussa oli kyse tilanteesta, jossa työnantaja oli Espanjassa yleisen tulkinnan mukaan kirjannut ylös vain ylityötunnit: EUT linjasi, että tämä ei ole työaikadirektiivin mukaista vaan kaikki tehdyt työtunnit tulee rekisteröidä.

Lisäksi Euroopan parlamentti hyväksyi tammikuussa 2021 luonnoksen niin sanotusta Right to Disconnect -direktiivistä, jolla koottaisiin myös nämä kriteerit osaksi EU-lainsäädäntöä. On siis aika olla hereillä ja pohtia oman yrityksen työaikakirjanpidon toimivuutta tulevaisuudessa.

EU:n työaikadirektiivi ei ole juurikaan muuttunut 1990-luvulla säädetyn ensimmäisen säädösversion jälkeen, vaikka sitä koskeva tuomioistuinkäytäntö on paisunut ja työelämä on ottanut aimo harppauksia kohti joustavampia työaikajärjestelyjä. EU-oikeudelle tyypillinen tuomioistuinkäytännön kokoaminen ja päivittäminen EU-säädöksiin voi siis vihdoin olla nurkan takana.

Käyn läpi seuraavaksi pääkohdat työaikadirektiivin mukaisesta työaikakirjanpidosta ja annan muutaman vinkin siitä, miten mahdollisia EU:n työaikalainsäädännön muutoksia voi yrityksissä ennakoida.

Miten objektiivisuuden ja luotettavuuden voi huomioida työaikakirjanpidossa?

Oikeusoppineet ovat tulkinneet, että objektiivisuus- ja luotettavuuskriteeri ovat selkeästi yhteydessä toisiinsa. Objektiivisuuskriteeri sisältää tosiasiallisesti tehtyjen työaikojen kirjaamisen sekä objektiivisen tietojen keräämisprosessin. Luotettavuuskriteerissä taas korostuu vahvemmin sen välttäminen ja estäminen, että työaikakirjauksia pystyisi tahallisesti tai tahattomasti manipuloimaan sisällöltään totuudenvastaisiksi.

Työnantajan onkin hyvä huomioida seuraavat seikat:

  • Työaikakirjanpidon tulisi perustua tietoihin, jotka ovat vaikeasti manipuloitavissa. Työntekijän työaikatiedot eivät saisi olla subjektiivisen arvioinnin tulosta, esimerkiksi pelkästään työntekijän oma päivittäinen arvio tehdyistä työtunneista.
  • Suomessa on perinteisesti katsottu, että työaikakirjanpitoon ei välttämättä tarvitse kirjata työpäivän aloittamis- ja lopettamisaikoja, mutta kirjanpidon on muodostettava luotettava selvitys tehdyistä työtunneista. Tämä linjaus on työaikadirektiiviä koskevien viimeisimpien tulkintojen kannalta kuitenkin haasteellinen, koska EUT:n mukaan työntekijän päivittäisen työajan pituuden täytyy olla mitattavissa. EUT:n tulkinnan mukaan vain näin on mahdollista varmistaa, että työaikadirektiivin mukaisia lepoaikoja ja enimmäistyöaikoja noudatetaan.
  • Mahdolliset kirjausvirheet olisi hyvä korjata siten, että molemmat osapuolet myötävaikuttavat tai ainakin ovat tietoisia korjauksista. Sopimalla tällaiset prosessit työpaikoilla etukäteen voidaan vähentää esimerkiksi työaikariitojen mahdollisuutta.
  • Työaikakirjanpito voidaan räätälöidä tietylle henkilöstöryhmälle sopivaksi, mutta tällöin on huomioitava tasapuolinen kohtelu samanlaista työtä tekevien työntekijöiden välillä.

Mitä työpaikoilla on huomioitava pääsykriteeristä?

EUT:n mukaan pääsy työaikakirjanpidon tietoihin on oleellinen erityisesti sen todistefunktion kannalta. Tästä kriteeristä on esitetty hyvin monenlaisia tulkintoja, mutta työnantajan on hyvä ottaa seuraavat seikat huomioon:

  • Työntekijöillä, työntekijöiden edustajilla ja työsuojeluviranomaisilla on pääsy työaikakirjanpitoon ilman, että pääsy olisi työnantajan päätettävissä tai estettävissä. Pääsyn ei kuitenkaan tarvitse olla koko ajan samanlainen ja samansisältöinen kaikille tahoille, kuten myöhemmin tarkennan tässä blogissa.
  • Myös työnantajalla täytyy olla pääsy työaikakirjanpitoon, jotta työnantaja voi seurata lakisääteisten lepoaikojen ja enimmäistyötuntimäärien toteutumista. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun työntekijä tekee kirjaukset etätyössä.
  • Käytännön näkökulmat puoltavat sitä, ettei työsuhteen molemmilla osapuolilla ja työsuojeluviranomaisilla tarvitse olla työaikakirjanpitoon koko ajan samanlainen ja samansisältöinen pääsy. Niillä, joilla on oikeus päästä tietoihin, tulee joka tapauksessa suhteellisen lyhyellä ja säännöllisellä aikavälillä olla pääsy kyseisiin tietoihin. Mitä lyhyempi aikaväli on, sitä pienempi riski on olemassa tietojen inhimillisestä unohtamisesta tai kirjausvirheistä.
  • Työaikakirjausten aikajänteestä on esitetty hyvin erilaisia näkemyksiä, mutta yleisenä kompromissina on pidetty sitä, että kirjaukset tehtäisiin viikon sisällä työsuorituksesta. Tosin työnantajan vastuullisuutta voi parantaa, jos työaikakirjanpito on reaaliaikainen eli järjestelmä rekisteröi työn aloittamis- ja lopettamishetket ja antaa pääsyn asianmukaisille tahoille saman tien.

Kaikista hyväksi todetuista käytänteistä ei tarvitse luopua

Selvyyden vuoksi on hyvä todeta, että työntekijöille voi hyvin todennäköisesti tulevaisuudessakin ohjeistaa työaikakirjausten tekemisen, vaikka työnantajan velvollisuutta työaikakirjanpitoon ei voi delegoida. Työpaikoilla ei myöskään tarvitse luopua esimerkiksi luottamustyöaikamalleista ja joustavista työaikajärjestelyistä, jos ne vain ovat nykyisen lainsäädännön mukaisia.

Lisäksi on todennäköistä, ettei työaikakirjanpitoa koskevaan kansalliseen sääntelyyn tule muutoksia ennen kuin EU:n tasolla on päästy yhteisymmärrykseen mahdollisista säännösmuutoksista. Tätä tarkoitusta varten eurooppalaiset työmarkkinaosapuolet ovat aloittaneet kaksikantaiset neuvottelut, joiden on määrä jatkua vuoteen 2024 asti.

Työpaikkojen proaktiivisuudella hybridityöhön sopiva työaikakirjanpito?

Toisaalta työaikajärjestelyiden päivittäminen voi tulla ajankohtaiseksi työpaikoilla jo pelkästään hybridityön yleistyessä, vaikkei EU:n työaikalainsäädäntö muuttuisi vielä vuosiin. Kun viimeisin työaikadirektiivi säädettiin vuonna 2003, niin silloin ei vielä keskusteltu esimerkiksi ”home office” -työstä, jaetuista työpisteistä taikka joukkotyöntekemisestä (crowdworking) pilvipalvelupohjaisesti. Jotkut oikeusoppineet ovatkin todenneet, että olemme tällä hetkellä sidottuja ”antiikkiseen” ja ”konservatiiviseen” työaikadirektiiviin, mikä luo haasteita käytäntöjen kehittämiselle.

Jos eurooppalaisten työmarkkinaosapuolten tavoitteena on, että työelämässä joustavuus lisääntyy, tämä vaatisi täysremontin myös EU:n työaikadirektiivissä. Työpaikoilla voidaan kuitenkin jo nyt aktiivisilla ja vastuullisilla toimilla vaikuttaa esimerkiksi siihen, minkälaisia työaikakäytänteitä otetaan käyttöön, jotta työelämän joustavuutta voidaan tukea. Ensimmäinen askel tässä voi olla EUT:n ennakkoratkaisun C-55/18 mukainen työaikakirjapito, joka soveltuu myös hybridityöhön.